ERP

IT-Systeme fordern Zahlungen automatisiert ein

Die Zahlungsmoral lässt aktuell oft zu wünschen übrig. Viele Kunden zahlen erst nach Fälligkeit oder fordern vorher lange Zahlungsziele. Das führt im Mittelstand zu Liquiditätsengpässen und behindert das Wachstum. Abhilfe schafft ein automatisiertes Forderungsmanagement.

77 Prozent der im European Payment Report vom Finanzdienstleister Intrum befragten deutschen Unternehmen berichten, dass Schuldner im Schnitt erst nach Fälligkeit zahlen – ein deutlich höherer Prozentsatz als der europäische Durchschnitt von 51 Prozent. Zusätzlich belasten ausufernde Zahlungsziele die Firmen. Lagen sie im Jahr 2016 noch bei 16 Tagen, so nehmen sich Kunden heute durchschnittlich 28 Tage Zeit, ihre Rechnungen zu begleichen. Die Folgen sind Liquiditätsengpässe, höhere Zinskosten und Umsatzverluste im deutschen Mittelstand.

Finanzlösung warnt vor ausstehenden Zahlungen

Macht sich ein Unternehmen um säumige Kunden erst dann Gedanken, wenn Leistungen bereits erbracht oder die Waren ausgeliefert sind, kommt definitiv zu spät. Neben der Auffassung, guten Kunden nicht auf die Füße treten zu wollen, begünstigen vor allem fehlende Automatismen, die Forderungsausfälle. Viele heutige Finanz- und Controlling-Systeme als Führungsinstanz der betriebswirtschaftlichen Lösungen (ERP / Enterprise Resource Planning) bieten Optionen, um Außenstände zu erfragen und verfügen über ein entsprechendes Offene-Posten-Management. Es liegt aber am Controlling, wie konsequent die Mitarbeiter Listen mit Außenständen tatsächlich abarbeiten. Moderne ERP-Systeme liefern weitere Funktionalitäten für das Forderungsmanagement: Sie automatisieren die Prozesse vollständig und warnen den Controller aktiv. Seine Aufgabe besteht dann lediglich darin, die unternehmensindividuellen Leitplanken im System zu verankern und den vorgesehenen Prozess zu definieren, für den Fall, dass diese Regeln verletzt werden. Ein Frühwarnsystem meldet automatisch das veränderte Zahlungsverhalten eines Kunden und sorgt über Workflows dafür, dass dieser Kunde künftig gemahnt und notfalls sogar gesperrt wird.


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Der Mahnungs-Workflow startet automatisch

ERP-Systeme tragen dazu bei, das Forderungsmanagement zu automatisieren, und sie minimieren so das Risiko. Das entlastet die Mitarbeiter, und Außenstände können nicht in Vergessenheit geraten. Das System lässt sich über die Eingabe bestimmter Rahmenbedingungen wie etwa Debitorenlaufzeiten so konfigurieren, so dass sich Kunden mit ihrem Zahlungsverhalten innerhalb eines definierten Korridors bewegen können. Wird eine Grenze überschritten, werden diese Kunden automatisch angezeigt. Die notwendigen Aktivitäten – etwa der Versand einer Mahnung – starten auf Wunsch automatisch. Zudem informiert ein Workflow den zuständigen Vertriebsmitarbeiter, der Zugriff auf alle Dokumente sowie die vollständige Historie hat.


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Vertriebsmitarbeiter fragen offene Posten mobil ab

Idealerweise rufen Vertriebsmitarbeiter den Offene-Posten-Saldo direkt vor dem Kundentermin mobil per Smartphone oder Tablet ab. Ein Hinweis auf die unbezahlte Rechnung im Telefonat oder Verkaufsgespräch ist oft wirkungsvoller als ein standardisiertes Mahnschreiben. Das System dokumentiert automatisch jeden Schritt, was bei späteren Rechtsstreitigkeiten hilfreich sein kann.

Das Zahlungsverhalten neuer Kunden lässt sich nur schwer einschätzen, und auch bei Bestandskunden kann sich die Kreditwürdigkeit verändern. Deshalb ist ein regelmäßiger Bonitätscheck durch Wirtschaftsauskunfteien sinnvoll. Unternehmen verzichten oft darauf, weil die Prozesse solcher Abfragen manuell ausgelegt sind. Ist das ERP-System direkt per Schnittstelle an die Wirtschaftsauskunftei angebunden, wird die Bonitätsprüfung zur Standardprozedur, und dadurch sinkt das Ausfallrisiko. Über einen direkten Draht zum Inkassodienstleister lösen die Ergebnisse von Bonitätsprüfungen automatisiert Ereignisse aus. Informiert die Auskunftei über negative Ereignisse, stellt beispielsweise ein Workflow die Zahlungsweise sofort auf Vorkasse um.

Beim Forderungsmanagement ist keine Zurückhaltung angebracht. Wer Rücksicht auf die schlechte Zahlungsmoral seiner Kunden nimmt, der schadet dem eigenen Unternehmen. Moderne ERP-Systeme gestalten das Forderungsmanagement effizient und entlasten die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit. Mittelständische Unternehmen minimieren durch Automatisierung Risiken wie Liquiditätsengpässe, Probleme mit den Kreditlinien der Hausbank und Einschränkungen bei Investitionen und Wachstumsplänen.

Inkassobüro oder Anwalt treiben Gelder ein

Reagieren die Schuldner auf Mahnungen nicht, bleibt nur der Rechtsweg. Unternehmen beantragen dann entweder selbst den gerichtlichen Mahnbescheid oder sie beauftragen einen Dienstleister mit dem Inkasso. Als Faustregel gilt: Mit vielen kleinen Rechnungen geht es zum Inkassodienst, mit einzelnen großen Vorgängen direkt zum Anwalt. Ein ERP-System mit den passenden Zusatzmodulen reduziert den Verwaltungsaufwand in beiden Fällen. Der Mahnbescheid wird automatisch ausgefüllt, dann lässt sich per Mausklick die komplette Fallakte an den Inkassodienst übermitteln. Wilhelm Baumeister/jf


Schritt für Schritt zum systematischen Forderungsmanagement

1. Außenstände im Fokus behalten

Konsequenz ist ein Zauberwort des professionellen Forderungsmanagements. Software-gestützte, automatische Mahnläufe unterstützen Unternehmen, Mahnungen zeitnah nach Fristablauf zu stellen – und nicht erst Wochen oder gar Monate später.

2. Transparenz schaffen

Wie ist das Zahlungsziel, wann bekommt welcher Kunde eine Mahnung und was passiert, wenn er dann immer noch nicht zahlt? Antworten auf diese Fragen sowie definierte Prozesse sparen nicht nur Zeit. Ist geklärt, wann Mahnungen versendet werden, gehen diese – gerade mit Unterstützung entsprechender Systeme – pünktlich an den Kunden. So sinkt das Risiko für einen kompletten Forderungsausfall.

3. Nachlässigkeiten vermeiden

Das Forderungsmanagement steht ganz am Ende der betrieblichen Wertschöpfung. Wer zuvor Daten nachlässig erfasst, riskiert, dass Rechnungen deutlich später bezahlt werden. Cloud-basierte Zusatzdienste zur Prüfung von Kundenadresse oder Steuernummer sind hier sehr wirksam. Standardisierte Masken helfen dabei, Fehler beim anlegen der Kundenstammdaten zu vermeiden. Plausibilitätschecks erkennen fehlende oder falsche Angaben schon bei der Eingabe.

4.Teilrechnungen stellen

Im Projektgeschäft ist die Rechnungsstellung oft komplex. Es empfiehlt sich daher, in den Vertragsverhandlungen eine objektive Basis für Teilabrechnungen zu schaffen. Geleistete Arbeitszeiten oder gelieferte Materialien lassen sich einfacher belegen, als ein bestimmter Projektfortschritt. Über eine ERP-Lösung lässt sich eine halbautomatische Abrechnung auf Basis eines Workflow realisieren.

5. Den Rechtsweg beschreiten

Einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen die Unternehmen nur selten selbst. Bei vielen kleinen Rechnungen beauftragen sie üblicherweise ein Inkassobüro, mit einzelnen großen Vorgängen gehen sie hingegen direkt zum Anwalt.


Der Autor

Wilhelm Baumeister ist Product Manager beim Standardsoftwerker proALPHA.

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