ECM/DMSMES

Zentrale Datendrehscheibe vereint Unternehmens-Dokumente

Die Dokumentenverwaltung in Konstruktion und Fertigung hat sich eindrucksvoll entwickelt: Vom reinen CAD-Datenmanagement über das Produktdatenmanagement hin zum Product Lifecycle Management (PLM). Collaboratives PLM erweitert diese Prozesse jetzt über die Unternehmensgrenzen hinaus. Anwender greifen so auf technische wie kaufmännische Daten und Dokumente zu – auf einer Datenbasis.

Maschinen- und Anlagenbauer verwalten Dokumente, die innerhalb ihrer Kernanwendungen entstehen, oft getrennt. Im CAD-Umfeld erfolgt dies meist in Produktdatenmanagement (PDM)-Systemen und im kaufmännischen Bereich (ERP/SCM/CRM) mittels Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Dies erschwert eine abteilungsübergreifende, durchgängige Arbeit mit produktrelevanten Daten und Dokumenten. Aufgabe einer Product-Lifecycle-Management (PLM)-Lösung ist es, Durchgängigkeit zu schaffen. Das heißt, entlang der Prozesskette im Unternehmen allen Beteiligten einen gesteuerten Zugriff auf eine einheitliche, gemeinsame Produktdatenbasis zu ermöglichen – – vom Auftragseingang über Konstruktion und Fertigung bis Vertrieb.

Klassische Ordnerstrukturen eignen sich nicht für eine zentrale Produktdatenbasis

Klassische Ordnerstrukturen eignen sich weniger, um eine zentrale Produktdatenbasis für die strukturierte Ablage bereit zu stellen. Ist zum Beispiel eine Pumpe in einer Anlage an fünf verschiedenen Stellen verbaut, liegt die Spezifikation an fünf verschiedenen Stellen innerhalb der Ordnerstruktur. Ändert sie sich, muss dies an allen fünf Stellen synchronisiert werden. Und hierbei ist noch nicht berücksichtigt, dass die Spezifikation der Entwicklungsabteilung, der Fertigung, des Einkaufs und die Produktbeschreibung des Vertriebs in völlig unterschiedlichen Ordnerstrukturen oder gar Systemen abgelegt sind, obwohl sie sich mit ein und demselben Motor beschäftigen.

Mit der Nutzung von Akten auf Basis eines durchgängigen Product Data Backbone ist die Grundlage für eine Dokumentenlenkung geschaffen, wie sie für komplexe technische Strukturen notwendig ist. ©: Procad GmbH & Co. KG

Alternativ lassen sich eine Produktstruktur, eine Anlage oder ein Infrastrukturobjekt in einer vom Dokument losgelösten Form verwalten. Strukturen werden etwa durch die technische Ausprägung der Anlage, des Produktes oder durch den Aufstellort gebildet. Es kann sie mehrfach und unabhängig voneinander geben. Gebildet wird die Struktur über Verknüpfungen, Metadaten und Sachmerkmale. Die Strukturen bilden also den Zusammenhang ab und die Dokumente werden darin abgelegt beziehungsweise eingehängt. Verknüpfungen lenken Arbeitsschritte über Zusammenhänge und sorgen dafür, dass dieselbe Information nur einmal vorhanden ist und zentral bearbeitet wird.

Damit wendet sich das System weg von der Filesystem-orientierten Ordnerstruktur hin zu dynamischen Sichten auf eine gemeinsame Datenbasis. Jedes Dokument wird im System nur einmal mit bestimmten Informationen hinterlegt und in Strukturen mit einem logischen Zusammenhang verknüpft. Unabhängig davon wird nun eine Ordnerstruktur als dynamische Sicht darauf aufgebaut. Das Dokument liegt also nicht in einem festgelegten Ordner, sondern die Ordnerstruktur ist nur eine Sicht auf das Dokument. Der Vertrieb zum Beispiel will sich alle zum Bauteil gehörenden Lieferantenangebote, Reklamationen et cetera ansehen. Weil jedes Dokument nur einmal abgelegt wird, greift jeder stets auf die richtigen und aktuellen Dokumentversionen zu.

Eine durchgängig bi-direktionale Verbindung zwischen ERP-Systemen und dem Management von CAD-Entwicklungsdaten ist essentiell

Viele Maschinen- und Anlagenbauer haben heute aber mehrere CAD-Systeme parallel im Einsatz. Ein Collaborative PLM muss also mehrere M-CAD und E-CAD Systeme parallel integrieren. Über eine solche Lösung kann das System unmittelbar in die CAD-Bedienoberflächen eingebunden werden. Dies ermöglicht eine gemeinsame systemweite Datenhaltung. Essentiell ist darüber hinaus eine durchgängig bi-direktionale Verbindung zwischen ERP-Systemen und dem Management von CAD-Entwicklungsdaten. Der automatisierte, gesteuerte Austausch von Produktdaten zwischen Entwicklung/Konstruktion und Einkauf/Produktion/Vertrieb bildet die Voraussetzung für ein durchgängiges PLM. Durch die PLM-Integration in ERP-Systeme und die Synchronisation von Produktdaten arbeiten CAD- und ERP-Nutzer immer auf Basis aktueller Datensätze.

Im Maschinen- und Anlagenbau arbeiten heutzutage oft verteilte, spezialisierte Teams zusammen. Im Rahmen solcher Entwicklungsprozesse werden Dokumente von verschiedensten Partnern bearbeitet, die außerhalb der eigenen Unternehmensgrenzen agieren. Product Lifecycle Management muss aus diesem Grund als Gesamtlösung betrachtet werden – das Wesensmerkmal von Collaborative PLM. An den Schnittstellen sind professionelle Instrumente des Datenaustausches gefragt. Bislang waren E-Mail und FTP die am häufigsten genutzten Transportwege, haben jedoch deutliche Nachteile: E-Mail-Verkehr ist unsicher und für große Dateien wenig geeignet. Beim FTP-Transfer werden Dateiversionen unkontrolliert überschrieben, die Protokollierung ist unzureichend und es sind nur Up- und Download möglich. Im betrieblichen Umfeld hat man jedoch oft mit sehr großen Dateien zu tun, die zu teilen sind. Erforderlich sind außerdem Dokumentenlenkung, Versionierung, Rechtevergabe und das Einrichten individueller Projekträume. Mit einem professionellen Tool lassen sich PLM-Wertschöpfungsketten über die Unternehmensgrenzen hinaus auf die Zusammenarbeit mit Externen erweitern und dokumentieren.

Die reine CAD-Datenverwaltung gehört der Vergangenheit an.

Die reine CAD-Datenverwaltung gehört der Vergangenheit an. Moderne Systeme für Collaborative PLM ermöglichen dank ihrer Durchgängigkeit, dass alle Anwendungs- und Unternehmensbereiche auf eine Datenbasis zugreifen -auf technische wie kaufmännische Daten und Dokumente. So werden Beziehungen zwischen den Produktdaten und begleitenden Dokumenten der verschiedenen Abteilungen über den gesamten Lifecycle sichtbar.
Frank Zscheile/hei


Anzeige

Das Trovarit Competence Center ECM/DMS – Unsere Leistungen

  • ECM / DMS Potenzial-Check: Analyse der Schwachstellen und des Handlungsbedarfs, Erhebung der Ist-Prozesse, Potenzialanalyse
  • ECM / DMS Fachkonzept: Mittelfristige ECM / DMS Strategie, Gestaltung der Soll-Geschäftsprozesse
  • ECM / DMS Compliance Check: Verfahrensdokumentation nach GoBD, Nachweispflichten von SOX, EuroSOX, Produkthaftungsgesetz, Basel II etc.
  • Beratung bei der ECM / DMS-Auswahl: Potenzialanalyse, Lastenheft, Marktrecherche, Ausschreibung, Anbieterpräsentation, Vertragsverhandlungen
  • ECM / DMS-Assessment: Analyse der IST-Ablagestruktur, Entwicklung von Maßnahmen, Erhebung und Klassifikation führender Dokumentenarten, Ableitung einer systemischen Ablagestruktur für DMS/ECM

Next article DSAG: SAP-Kunden migrieren verhalten auf S/4 HANA:
Previous article Faktencheck Microsoft Dynamics 365
Scroll Up