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Wie Unternehmen höhere Kosten durch die Umstellung der Mehrwertsteuer vermeiden

Die Mehrwertsteuer ist seit dem 1. Juli 2020 gesunken – allerdings nur für die zweite Jahreshälfte 2020. Die Bundesregierung möchte damit das private Kaufverhalten ankurbeln. Experten sind sich jedoch keineswegs einig, ob das wirklich den Konsum befeuert. Was zweifellos feststeht: Der administrative Aufwand bei den Unternehmen ist immens.

mehrwertsteuer senkungDie Senkung der Mehrwertsteuer ab dem 1. Juli soll die Corona-bedingte Talfahrt der deutschen Wirtschaft abfedern. Am 1. Januar 2021 springt sie dann zurück auf ihre bisherigen Niveaus. Es sei dahingestellt, ob eine zeitweise reduzierte Mehrwertsteuer wirklich den Konsum befeuert oder Käufe nur vorgezogen werden – Experten sind sich da keineswegs einig. Feststeht jedoch, dass die gleich zweimalige Steueränderung einen hohen administrativen Aufwand bei den Unternehmen verursacht. Dem können die Firmen nur begegnen, indem sie die Umstellung weitgehend automatisiert ablaufen lassen.

Sinken nur die Steuern oder auch die Preise?

Ab sofort gelten in Deutschland niedrigere Mehrwertsteuersätze von 16 bzw. 5 Prozent. Die Prämisse: Werden die Waren billiger, dann kaufen die Kunden auch mehr. Ob diese Maßnahme nachhaltig der Konjunktur hilft, wird man erst im Rückblick feststellen können. Denn schließlich ist es gut möglich, dass Verbraucher bereits geplante Anschaffungen nur um einige Wochen vorziehen. Zudem stellt sich die Frage, ob Unternehmen die Steuersenkung in Form niedrigerer Preise weitergeben. Auch hier gibt es berechtigte Zweifel. Sind doch gerade Kleinstunternehmer wie Hoteliers und Wirte durch die Corona-Schutzverordnungen schwer getroffen worden.

Mehrarbeit für die kaufmännische Abwicklung

Sicher kann man sich nur sein, dass das Ab und Auf der Mehrwertsteuer zusätzlichen Aufwand im Finanz- und Rechnungswesen produziert: So müssen Geschäfte ihre Kassenautomaten anpassen und Firmen ihre ERP-Systeme aktualisieren – zumal in manchen Buchungssystemen der Mehrwertsteuersatz an verschiedenen Stellen hinterlegt und überall anzugleichen ist. Ganz zu schweigen davon, wie man mit Abonnements, Wartungs- oder Leasingverträgen zu verfahren hat oder wenn sich der Leistungszeitraum – etwa bei einem Handwerker – über Zeiträume mit unterschiedlicher Mehrwertsteuer erstreckt.


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Wie Automation Software Buchhalter und Controller entlasten kann

Unternehmen, die ihre Rechnungseingangs- und AP-Workflow-Prozesse bereits automatisiert haben, sind nun im Vorteil. Das lässt sich am Beispiel einer Accounts Payable Automation Software demonstrieren: Anwender sollten hier die Höhe der Mehrwertsteuer unkompliziert und schnell selbst einstellen können. Steuersätze sind in der Regel den Steuerkennzeichen zugeordnet, die das ERP-System benötigt. Deshalb sollte die Software über automatische Steuerkennzeichnungsoptionen verfügen. Wenn Nutzer diese verwenden, ist es einfach, die neuen Sätze und ihre Zuordnung zu konfigurieren. Mehr noch: Das Unternehmen kann selbst steuern, wann es welchen Steuersatz akzeptiert – den abgesenkten oder den normalen. Schließlich werden in den Übergangsphasen Eingangsrechnungen mit beiden Steuersätzen ankommen.

Der Blick über die Grenzen hinaus

Es gibt wohl kaum Unternehmen in Deutschland, die geschäftlich nichts mit dem Ausland zu tun haben. Darum gelingt die Automatisierung des Workflows ihrer Kreditorenbuchhaltung nur dann, wenn die Software auch die spezifischen Steuervorschriften anderer Länder anwendet. Eine entsprechende Software sollte deshalb standardmäßig eine umfangreiche Länderliste mit den jeweiligen Mehrwertsteuersätzen beinhalten und zudem die EU-Regeln berücksichtigen, wann eine Mehrwertsteuer berechnet werden muss und wann nicht.

Ziehen weitere Staaten nach?

Es ist wahrscheinlich, dass andere Länder ähnliche Maßnahmen ergreifen. Je mehr Änderungen die kaufmännischen Mitarbeiter händisch ins Buchhaltungs- oder Kassensystem einpflegen müssen, desto höher ist jedoch das Risiko, sich zu vertippen. Eine automatisierte Abwicklung der Eingangsrechnungen schiebt manuellen Fehlern einen Riegel vor. Allerdings muss sich die Automation Software auch hier entsprechend flexibel handhaben lassen. In diesem Fall kann das Unternehmen dann mit wenig Aufwand die vorversendete Ländertabelle den neuen Gegebenheiten anpassen. Man ändert einfach die zugehörige Einstellung auf der Benutzeroberfläche. Die Konfigurationsoptionen sind das eine. Zusätzlich sollte man die Software aber auch individuell anpassen können. Dadurch erübrigt es sich, jede Software-Aktualisierung auszurollen und zu implementieren. Anderenfalls hilft die Steuersenkung nicht nur nicht, sondern beschert zahlreichen Unternehmen einen beträchtlichen administrativen Mehraufwand – womit der wirtschaftspolitische Impuls völlig verpufft.


Der Autor

Markus Lust, Director of Product Management bei Kofax

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