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So bilden ERP-Systeme die Kurzarbeit ab

Mit staatlicher Hilfe können kleinere wie größere Mittelständler Umsatzkrisen überbrücken. Ein Beispiel dafür ist Kurzarbeit. Damit Unternehmenssoftware (ERP) diese vollständig abbildet, sind oft Anpassungen nötig.

Das Modell der Kurzarbeit hat sich bereits in früheren Krisen bewährt. Die Arbeitgeber vermeiden dadurch Entlassungen und binden wertvolles Know-how im Unternehmen. Auch die Arbeitnehmer profitieren: Sie müssen sich nicht in schwierigen Zeiten einen neuen Job suchen.

Auch in der aktuellen Pandemie ist das Kurzarbeitergeld ein interessantes Instrument. Auf dem Weg dorthin liegen jedoch einige Stolpersteine. Viele Unternehmer und Geschäftsführer wissen gerade nicht, wo ihnen der Kopf steht, und da fallen IT-Fragen schnell durchs Raster. Damit die Einführung von Kurzarbeit reibungslos klappt, gilt es auch softwareseitig einiges zu beachten. Bewährt hat sich ein Vorgehen in vier Schritten:

1. Individuelle Situation klären

Momentan ist vieles neu. Auch die Regelungen zur Kurzarbeit haben sich mehrfach geändert. Aktuelle Informationen sind daher entscheidend. Zentrale Anlaufstelle ist dafür die Bundesagentur für Arbeit. Online-Informationen bringen erstes Licht in den Begriffsdschungel rund um Anzeige und Antrag. Fragen zur individuellen betrieblichen Situation sollten in einer Beratung bei der zuständigen Agentur für Arbeit geklärt werden.

2. Fristen und Pflichten beachten

Bevor ein Unternehmen Kurzarbeit anzeigt, müssen Arbeitnehmer und gegebenenfalls der Betriebsrat zustimmen. Ein Blick in etwaige Betriebsvereinbarungen macht deutlich, ob dabei besondere Fristen zu beachten sind.

3. IT-Systeme funktional anpassen

Um nicht im manuellen Chaos zu versinken, gilt es die technischen Voraussetzungen zu schaffen. Zu klären ist zunächst der Funktionsumfang der eingesetzten ERP- oder Personalwirtschaftssysteme. In vielen Systemen sind Felder und Funktionen für Kurzarbeit vorgesehen. Manche haben dafür sogar eigene Module, die allerdings möglicherweise freigeschaltet werden müssen.


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4. Rechtzeitig Hilfe dazu holen

Können Mittelständler diese Umstellungen nicht mit ihrer internen IT-Mannschaft stemmen, sollten sie sich rechtzeitig externen Support holen. Softwarehersteller oder Beratungshäuser für Human Capital Management helfen dabei, alle Parameter einzurichten.

Zeitkonten und variable Bezüge

Um die Kurzarbeit in der Unternehmens-IT abzubilden, sollten Unternehmen sieben Punkte berücksichtigen:

  1. Innerhalb der Zeitwirtschaft gilt es, Zeitkonten für die Kurzarbeitsfehlzeiten anzulegen.
  2. Vertretungen und Abwesenheiten sollten im System hinterlegt sein.
  3. Das Soll-Entgelt des Mitarbeiters ist aufgeschlüsselt nach Lohnarten zu erfassen.
  4. Für die Berechnung des Ist-Entgelts lassen sich entweder die geleisteten Stunden oder die ausgefallenen Stunden heranziehen. Dabei sind auch Feiertage und krankheitsbedingte Fehlzeiten zu berücksichtigen.
  5. Eventuell erfordern tarifvertragliche Sonderregelungen oder Betriebsvereinbarungen noch Zuschüsse zum Kurzarbeitergeld. Diese Aufstockung ist ebenfalls im System abzubilden.
  6. Regeln für variable Bezüge müssen überprüft und angepasst werden.
  7. Die Lohnabrechnung enthält alle für das Kurzarbeitergeld relevanten Lohnarten.

Doppeleingaben entfallen

Die Einführung von Kurzarbeit sowie die korrekte Berechnung von Kurzarbeitergeld und Löhnen erfordert Anpassungen in mehreren Systemen, darunter Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung. Sind diese Abläufe in einem ERP-System durchgängig abgebildet, entfallen manuelle, mehrfache Eingaben. Das spart dem Unternehmen jede Menge Verwaltungsaufwand. Die Ressourcenplanung für Fertigung und Kundenservice läuft nahtlos weiter, und die Auftragsplanung kann die Fehlzeiten direkt berücksichtigen. So haben alle Verantwortlichen in schwierigen Zeiten eine Sorge weniger. jf


Die Autorin

Raphaele Rose leitet das Competence Center Human Capital Management beim ERP-Hersteller (Enterprise Resource Planning) proALPHA.

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