Software und Technologie

Scan-to-E-Mail schickt Papierpost ins Home Office

Damit Mitarbeiter im Home Office weiterhin ihren Posteingang erhalten, bietet die Cocq Datendienst GmbH einen Scan-to-E-Mail-Service. Papierpost wird digitalisiert und dann an einen Fileserver oder einen E-Mail-Verteiler weitergeleitet.

Jeder fünfte Berufstätige arbeitet laut dem Digitalverband Bitkom wegen COVID-19 aktuell im Home Office. Unternehmen müssen nun ihren Mitarbeitern alle benötigten Informationen nach Hause übermitteln. Während das Abrufen von E-Mails problemlos klappt, kann dies beim täglichen Posteingang haken. „Überall dort, wo bis vor kurzem mit Papierdokumenten gearbeitet wurde oder vor Ort eine Digitalisierung der angenommenen Sendungen stattgefunden hat, unterbricht die Corona-Krise den Dokumentenfluss“, berichtet Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH. „Diese Hürde können Unternehmen nehmen, indem sie das Digitalisieren des Posteingangs auslagern. Dann leitet der Dienstleister eingehender Papierdokumente an die Mitarbeiter weiter.“

Ein Postdienstleister übergibt die Sendungen an Cocq Datendienst. Hier digitalisieren die Mitarbeiter die Dokumente und leiten sie anschließend auf einem Filesystem oder per E-Mail weiter. Auch das Hosting der Dokumente im Cocq-eigenen Rechenzentrum ist möglich. Ein Service-Level-Agreement definiert, in welcher Zeitspanne die Digitalisierung erfolgt und welche Vorgaben beispielsweise bei vertraulichen Briefen gelten. Der Service stellt darüber hinaus sicher, dass die papierbasierten Originale so lange aufbewahrt werden, bis das Unternehmen wieder in den Alltagsbetrieb wechselt.

Cocq selbst hat weitreichende Maßnahmen ergriffen, um die Scan-to-Mail-Verarbeitung sicherzustellen. Mitte März hat das Unternehmen ein Gebäude auf dem eigenen Betriebsgelände mit dem erforderlichen Equipment ausgestattet. In dieser vom Hauptgebäude vollständig isolierten Außenstelle übernimmt ein Kernteam von Mitarbeitern die anfallenden Tätigkeiten. So kann selbst im Falle eines Corona-Ausbruchs im Hauptgebäude von Cocq die Postannahme, Arbeitsvorbereitung und Digitalisierung mit einer Notbesetzung weiterlaufen. Jürgen Frisch


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