ECM/DMS

Roboter automatisieren das Dokumentenmanagement

Machine Learning und Natural Language Processing erweitern die optische Zeichenerkennung. IT-Systeme erkennen den Inhalt eines Dokuments und leiten es automatisch an den richtigen Empfänger weiter.

Dokumentenmanagement Roboter

Cognitive Document Automation nennt sich die Lösung, über die der Digitalisierungs-Spezialist Kofax das Dokumentenmanagement automatisieren will. Während die hauseigene Lösung für Robotic Process Automation strukturierte Informationen aus externen und internen Systemen automatisch erfasst, erkennt Cognitive Document Automation auch unstrukturierte Datenquellen wie beispielsweise E-Mail-Anhänge. Da Anwender die Komponenten Kofax RPA und Kofax CDA im Paket erhalten, können sie in der Kombination von Optical Character Recognition (optische Zeichenerkennung) und künstlicher Intelligenz Abläufe automatisieren.

Zeichenerkennung allein reicht nicht aus

Unternehmen erhalten Belege über unterschiedlichste Kanäle und Geräte. Manchmal gehen dabei Daten verloren, und Kunden müssen Informationen mehrfach einreichen. Sämtliche analogen und digitalen Schriftstücke von Hand zu sortieren und zu klassifizieren, ist für Unternehmen eine Sisyphos-Aufgabe. Auch das Einscannen von Dokumenten mithilfe von Texterkennungs-Verfahren ist nur ein erster Schritt, der langfristig nicht ausreicht. Schließlich handelt es sich hierbei lediglich um eine Technologie, die Buchstaben und Zahlen aus einer Bildinformation erkennt.

Machine Learning verbessert die Erkennungsrate

Cognitive Document Automation bedient sich der beiden Technologien Machine Learning und Natural Language Processing, um Dokumente jeglicher Form und Art zu klassifizieren. Das System erkennt selbstständig, um welche Art von Dokument es sich handelt. Auch wenn beispielsweise ein großer Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Beschwerde besteht, könnten beide Dokumente denselben Betreff haben. Natural Language Processing ermöglicht eine zuverlässige Unterscheidung. Auf Basis der Klassifizierung leitet das System das Dokument an die richtigen Benutzer oder Abteilungen weiter.

Manueller Erfassungsaufwand entfällt

Die Datenverarbeitung auf Basis von Robotic Process Automation erlaubt es, jegliche Arten von Dokumenten vollständig automatisiert zu empfangen, zu übertragen, zu verarbeiten und in einem beliebigen Format auszugeben. Der manuelle Aufwand für das Dokumentenmanagement sinkt dabei drastisch. Die in Dokumenten enthaltenen Daten macht Cognitive Document Automation für die weitere Nutzung verfügbar. Davon profitieren die Kunden beispielsweise bei Service-Anfragen: Der Mitarbeiter im Callcenter hat Zugriff auf aktuelle Informationen und kann darum ein Anliegen schnell bearbeiten. Gleichzeitig steigt die Datenqualität, da die Fehleranfälligkeit – die sonst durch die manuelle Eingabe von Daten entsteht – gegen null geht.

Datenschutz- und Compliance-konform

Auch die Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) können Unternehmen durch Cognitive Document Automation einhalten. Dadurch, dass ein System einzelne Schritte der Dokumentenerfassung selbstständig übernimmt, erhalten Mitarbeiter eher selten Zugriff auf sensible Daten. Manuelle Eingriffe sind nur noch dann notwendig, wenn das System keine eigenständige Entscheidung treffen kann und deshalb nachfragt, ob die Information richtig erkannt wurde oder eine Korrektur erforderlich ist. Jürgen Frisch

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