ECM/DMSRatgeber

Rechtssicherheit verlangt nach zentraler ECM-Lösung

Die Studie »ECM im Mittelstand« zeigt, dass sich »Enterprise Content Management« in mittelständischen Unternehmen etabliert hat. Diese setzten vor allem Archivierung und klassisches Dokumentenmanagement ein – meist jedoch als Insellösungen in administrativen Abteilungen. Potenzial zur Effizienzsteigerung und verbesserter Rechtssicherheit liegt somit brach.

DIE PHILOSOPHIE  von Enterprise Content Management (ECM) zielt im Prinzip auf einen ganzheitlichen Ansatz, der einen unternehmensweiten Einsatz verfolgt. Spürbare Effizienzsteigerungen können vor allem durch bereichsübergreifende Zusammenarbeit und ein durchgängiges Informationsmanagement erreicht werden. Dieser ganzheitliche Ansatz findet sich im Mittelstand jedoch nur bei circa 42 Prozent der Unternehmen wieder, die bereits mit einer ECM-Software arbeiten. Dies ergab die Studie: ECM im Mittelstand – Status Quo und Perspektiven für den Einsatz von Enterprise Content Management in Deutschland des Bitkom, Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.

Bereichsspezifische Handlungsbedarfe wie die revisionssichere Archivierung von Buchhaltungsbelegen motiviert zur Anschaffung einer ECM-Software

Unternehmensbereiche, die mit der ECM-Lösung arbeiten. ©BITKOM

Weit verbreitet sei im Mittelstand laut der BITKOM-Studie ein auf ausgewählte Unternehmensbereiche begrenzter Einsatz von ECM-Software. Der Chart recht zeigt, dass der Bereich »Buchhaltung / Controlling« die Liste dieser Unternehmensbereiche mit Abstand anführt (circa 46 Prozent), gefolgt vom »Einkauf« und »Vertrieb« mit jeweils circa 33 Prozent.

Offenbar motivieren vielfach zunächst bereichsspezifische Handlungsbedarfe wie die revisionssichere Archivierung von Buchhaltungsbelegen die Anschaffung einer ECM-Software bevor man sich mit der anspruchsvolleren Umsetzung eines unternehmensweiten Konzeptes befasst. Dabei neigen kleinere Unternehmen offensichtlich eher zu Insellösungen als die gehobenen Mittelständler, bei denen der unternehmensweite Einsatz mit über 50 Prozent der ECM-Installationen überproportional stark verbreitet ist.

Mit Software unterstützte Aufgabenbereiche des ECM im Mittelstand. ©BITKOM

ECM-Software wird im Mittelstand vor allem für die klassischen Kernaufgaben Dokumentenmanagement und Archivierung eingesetzt.  Relativ weit verbreitet erweist sich auch der Einsatz für die Dokumentenerfassung (Input-Management) sowie die Rechnungsverarbeitung. Dies spiegelt wider, dass vor allem administrative Bereiche die zentrale ECM-Lösung nutzen.

E-Mails sind das Kommunikationsmittel im geschäftlichen Kontext. Es fällt daher auf, dass die »zentrale« ECM-Lösung nur bei durchschnittlich 26 Prozent der mittelständischen Unternehmen auch für das E-Mail Management eingesetzt wird. Insgesamt legt die recht niedrige Abdeckung der elementaren ECM-Aufgaben »Dokumentenmanagement« und »Archivierung« durch die aus Sicht der Befragten wichtigste ECM-Software des Unternehmens den Schluss nahe, dass es in mittelständischen Unternehmen vielfach keine wirklich »zentrale« ECM-Software gibt. Stattdessen werden einzelne ECM-Aufgaben – wenn überhaupt – durch mehrere verschiedene Software-Lösungen unterstützt, was wiederum laut der Studie relevante Potenziale zur Effizienzsteigerung sowie zur Verbesserung der Compliance (»Rechtssicherheit«) nahe legt. Dies gilt nicht zuletzt im Hinblick auf die Umsetzung eines – im Sinne der BITKOM-Definition – ganzheitlichen Enterprise Content Managements, das Aufgabenbereiche wie Collaboration Management und Workflow Management einschließt. hei


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