Software und Technologie

Prozessoptimierung: blinden Flecken auf der Spur

Wegen der Corona-Krise digitalisieren viele Unternehmen ihr Kerngeschäft. Technologien sind dabei nach Erfahrung des Software-Anbieters proALPHA nicht alleine entscheidend. Wichtiger sei es, Prozesse auf Brüche zu durchleuchten.

Das erste Halbjahr 2020 hat den Mittelständlern die Bedeutung nahtloser digitaler Prozesse vor Augen geführt. Für den einen oder anderen Betrieb war das eine schmerzliche Erfahrung. Wer sich in Zukunft krisenfester aufstellen will, sollte daher seine Unternehmensprozesse einem Rundum-Check unterziehen. Der Software-Hersteller proALPHA zeigt auf, wo sich typischerweise die Schwachstellen verbergen:

1. Einkauf: Schulterschluss mit der Konstruktion

Damit der Einkauf richtig und vor allem rechtzeitig bestellen kann, braucht er aktuelle Daten aus der Konstruktion. Dies trifft insbesondere bei einer fertigungsbegleitenden Entwicklung zu. Aber auch, wenn es um die Beschaffung von Langläufern geht, muss der Einkauf rechtzeitig aktiv werden. Das Idealszenario dafür: eine direkte und tiefe Integration zwischen dem CAD-System (Computer Aided Design) und dem ERP-System (Enterprise Resource Planning). Dann greifen Einkäufer direkt auf freigegebene Stücklisten und Zeichnungen zu und werden rechtzeitig aktiv.


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2. Personalmanagement: Betriebsdaten direkt nutzen

Betriebsstatus und Personalzeiten sind von Natur aus sehr eng miteinander verwandt. Setzt ein Betrieb für die Betriebsdatenerfassung (BDE) und die Personalzeiterfassung (PZE) getrennte, nicht vernetzte Systeme ein, sind identische Datenbestände mehrfach zu pflegen. Das ist fehleranfällig und aufwändig. Wurden die Betriebs- und Personaldaten dagegen mit einem ERP-System gekoppelt, stehen Stammdaten überall direkt zur Verfügung. Stempelt zum Beispiel ein Mitarbeiter am Schichtende „Gehen“, wird seine letzte Aktivität ebenfalls automatisch miterfasst. Auch Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankmeldung stehen dann ohne Eintippen oder verzögerten Dateitransfer für die Fertigungsfeinplanung bereit.

3. IT: Integration von Spezialanwendungen

Die IT-Landschaft vieler Unternehmen ist äußerst heterogen: Unterschiedliche Technologien und Lösungen mit vielen Schnittstellen verursachen einen hohen Wartungsaufwand. Um den Datenfluss zu harmonisieren und zu beschleunigen, setzen viele Unternehmen auf eine serviceorientierte Architektur. Zentrale Komponente ist dabei eine Integrationsplattform auf Basis eines Enterprise Service Bus. Diese sorgt für einen standardisierten Datenaustausch in Echtzeit – zum Beispiel im Rahmen der Qualitätssicherung oder der Maschinendatenerfassung. Das beschleunigt die Prozesse. Kundenanfragen per Telefon sind dadurch ebenfalls passé, weil diese die Lagerbestände von Standardartikeln direkt über ein Webportal einsehen können. Auch zur Replikation von Stammdaten zwischen Niederlassungen eignet sich eine solche Integrationsplattform.

4. Verwaltung: Manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung

Das Scannen und Einlesen von Rechnungen ist für eine durchgängige Automatisierung lediglich der erste Schritt. Im Weiteren geht es darum, die Rechnung formal sowie inhaltlich zu prüfen und nach den jeweils erforderlichen Freigaben die nötigen Buchungssätze vorzubereiten. Erst dann ist der Prozess wirklich digital. Das große Plus: Gebundene Ressourcen werden dadurch frei und die Gesamteffizienz der Kreditorenbuchhaltung steigt.


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5. ERP-Maschine-Kommunikation

Maschinen jüngeren Baujahrs verfügen über moderne Kommunikationsschnittstellen. Aber auch ältere Maschinen und Anlagen lassen sich mit dem ERP-System als Steuerzentrale vernetzen. Eine einfache, aber sehr wirkungsvolle Option ist es, einen Minirechner zwischen Maschine und ERP zu schalten. Ein Raspberry Pi empfängt dann Produktionsbefehle, verarbeitet sie und leitet sie an die Maschine weiter. In umgekehrter Richtung transferiert er auch Maschinendaten an das ERP-System. So werden selbst ältere Anlagen zukunftsfit.

6. Service: Abstimmung zwischen Außen- und Innendienst

Wenn der Innendienst mit Ferndiagnose nicht mehr weiterkommt, muss ein Techniker ausrücken. Unternehmen, die sämtliche Kommunikation online erledigen, sparen sich viel Zeit und Rückfragen. Dies beginnt schon beim digitalen Arbeitsauftrag. So erfährt der Techniker, welche Diagnosegeräte oder Spezialwerkzeuge für den Einsatz erforderlich sind. Zur Fehleranalyse und -behebung vor Ort greift er anschließend auf die aktuelle Dokumentation oder Wartungsanleitungen zurück. Dabei hilft auch die kontaktfreie Identifikation von Teilen über RFID (Radio Frequency Identification), QR-Code (Quick Response) oder Barcode, den Einsatz zu verkürzen. Über ein mobiles Gerät lassen sich dann Verfügbarkeiten oder Lieferzeiten für Ersatzteile prüfen und diese auch gleich bestellen, ohne langes Nachfragen in der Zentrale. Auf dem gleichen Weg meldet der Mitarbeiter seinen Einsatz zurück und initiiert automatisiert die Abrechnung mit dem Kunden. Dies alles gelingt nur, wenn die Service-Calls mit den Produkt- und Kundendaten integriert sind.

Schon vor der Pandemie standen im deutschen Mittelstand Produktivität und Prozessoptimierung auf der Agenda. Es haperte allerdings an der Umsetzung. Dies zeigt eine gemeinsame Studie von teknowlogy | PAC und proALPHA aus dem Frühjahr 2020. Die Corona-Pandemie wirkte dann wie ein Brennglas: Sie erhöht das Bewusstsein für Anfälligkeiten und auch den Handlungsdruck. Unternehmen sollten diesen Schwung nutzen und sich jetzt auf die Suche nach Prozessbrüchen machen. jf


Der Autor

Michael Finkler ist Geschäftsführer Business Development beim Standardsoftwerker proALPHA.

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