ECM/DMSSoftware und Technologie

Künstliche Intelligenz optimiert die Suchprozesse

Durch die Kombination mit Künstlicher Intelligenz kann Enterprise Search ihren Zweck besser erfüllen. Zudem optimieren Unternehmen damit Prozesse. IntraFind, Spezialist für Enterprise Search und Künstliche Intelligenz, nennt fünf Beispiele.

AnalysewerkzeugEnterprise Search ist ein Instrument, um Informationen aus riesigen Datenbeständen in Unternehmen und Behörden schnell und zielgerichtet zu ziehen. Die Datenquellen können dabei strukturiert oder unstrukturiert sein und die Informationen können aus internen oder externen Quellen stammen. Um seine Aufgabe bestmöglich zu erfüllen, wird Enterprise Search mit Künstlicher Intelligenz ausgestattet. Zu dieser Technologie zählen beispielsweise Machine Learning sowie regelbasierte linguistische und semantische Verfahren.

Das Einsatzfeld von Enterprise Search erweitert sich durch Künstliche Intelligenz erheblich. Dank der Analysefähigkeiten der Software können Unternehmen und Behörden ganze Prozesse optimieren. Das steigert den Return-on-Investment von Enterprise Search. IntraFind erläutert fünf Beispiele:

1. Anträge prüfen

Durch automatische Textklassifikation über Natural Language Processing kann intelligente Such-Software die Vorqualifikation von Formularen und Anträgen in Behörden automatisieren. Anträge, die auf Antragsportalen gestellt werden, müssen dann nicht länger von Menschen auf Stimmigkeit und Vollständigkeit geprüft werden. Diese Arbeit übernimmt intelligente Software. Antragssteller erhalten dann bereits während der Dateneingabe einen Hinweis, dass sie Unterlagen korrigieren oder ergänzen müssen. So beschleunigen sich Antragstellung und -bearbeitung.

2. Dokumente sortieren

Mit Machine-Learning-Verfahren ist eine Lösung für unternehmensweite Suche in der Lage, Kategorien zu erkennen, in die sich Daten einordnen lassen. So lassen sich beispielsweise die Themen von Dokumenten identifizieren und entsprechend sortieren. Unternehmen und Behörden bekommen dadurch etwa die Möglichkeit, eingehende E-Mails automatisiert zu analysieren und inhaltsbezogen zur Beantwortung weiterzuleiten. Zudem lassen sich sogar automatische Antworten mit weiterführenden Informationen senden.

3. Supportanfragen beantworten

Mitarbeiter im Service und Support können über eine zentrale Suche Informationen über alle Datenquellen hinweg schnell und einfach finden – seien es Servicehandbücher, die im Intranet abgelegt sind, oder Ersatzteilkataloge, die in speziellen Service-Informationssystemen vorliegen. Dadurch müssen sie nicht mehr jedes System einzeln ansteuern und sich mit unterschiedlichen Bediensystematiken beschäftigen. Durch intelligente Content-Analytics-Funktionen können sie dabei über die reine Volltextsuche hinaus auch Zusammenhänge zwischen Sachverhalten ausfindig machen. Das spart Arbeitszeit und die Kunden erhalten die Lösungen für ihre Probleme schneller.

4. Verträge auswerten

Auf Basis von Machine Learning-Verfahren lassen sich Klauseln und wichtige Datenpunkte in Verträgen oder Ausschreibungen erkennen und zur Prüfung, Risikoanalyse, Kommentierung und Bearbeitung extrahieren. Fachanwälte sparen durch diese intelligente Lesehilfe Zeit und Ressourcen, da sie Verträge nicht mehr einzeln lesen und die relevanten Stellen manuell markieren müssen. Sie können sich ihren Kernaufgaben widmen und minimieren das Risiko, entscheidende Stellen zu übersehen. Das zahlt sich dann aus, wenn bei Gesetzesänderungen oder Firmenübernahmen große Vertragsbestände geprüft werden müssen.

5. Bewerber auswählen

Mit einer intelligenten Enterprise Search können Unternehmen und Personalvermittler eine intelligente Bewerbersuche in ihren Personalsystemen implementieren. Die Software identifiziert dann Kenntnisse und Fähigkeiten in Lebensläufen und gleicht sie mit den Jobprofilen von offenen Stellen ab. Personalmitarbeiter können über Freitext und Filtermechanismen gezielt nach geforderten Qualifikationen suchen und finden rasch die geeigneten Bewerber. Das beschleunigt die Personalauswahl.

„Dank automatisierter Suchverfahren auf Basis Künstlicher Intelligenz können sich Mitarbeiter auf die Aufgaben konzentrieren, die menschliche Intelligenz erfordern“, erläutert Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG. „Der Mensch wird dabei nicht nur entlastet. Viele Routineaufgaben kann Software erheblich schneller und mit weniger Fehlern erledigen.“ Jürgen Frisch


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