ECM/DMS

Informations-Flut managen

Das Referat für Stadtplanung und Bauordnung der Landeshauptstadt München (LHM) hat sich vorgenommen, seine Bauakten zu digitalisieren. Die automatisierte Antragsklassifizierung, -erfassung und Archivierung soll die Bearbeitungszeit von Bauanträgen so deutlich verkürzen. Ermöglichen sollen dies Lösungen für Dokumentenerkennung, Data Capture und Linguistik.

RIESIG sind die Herausforderungen in Behörden und Verwaltung, wenn das darum die tagtäglich über sie hereinbrechende Dokumenten- und Informationsflut zu bewältigen. Die Sammlung und Verwaltung zahlreicher verschiedener Dokumentenarten, darunter Korrespondenz, Verträge, Umfragen, Formulare für Volkszählungen, Stimmzettel, Steuererklärungen, Anträge für Sozialleistungen und vieles sind Beispiele dafür. Dazu kommt das hohe Arbeitsaufkommen mit Verarbeitung großer Mengen an Dokumenten innerhalb kurzer Zeitabschnitte sowie die Forderung nach schnellen Reaktionszeiten von Antragsstellern. Und nicht zu Letzt müssen Behörden und Verwaltungen meist auch höchste Sicherheitsanforderungen erfüllen.

Digitale Grundlage für die Antragsbearbeitung

Die Landeshauptstadt München (LHM) hat sich daher vorgenommen, Bauakten im Referat für Stadtplanung und Bauordnung zu digitalisieren. Ziel des Projektes ist es, eine digitale Grundlage für die Antragsbearbeitung zu schaffen und damit die Bearbeitung der Bauanträge zu vereinfachen. Der manuelle Aufwand bei der Verarbeitung eingehender Bauanträge soll sich durch die automatische Digitalisierung und Klassifizierung der Akten auf ein Minimum reduzieren und so eine höhere Durchsatzrate bei der Antragsbearbeitung ermöglichen. Der Anbieter von Technologien und Lösungen für Dokumentenerkennung, Data Capture und Linguistik, ABBYY Europe, unterstützt die Landeshauptstadt München (LHM) dabei.

Relevante Daten extrahiert und in eAkten überführt

Das Referat für Stadtplanung und Bauordnung ist die Bauaufsichtsbehörde der Landeshauptstadt Bayerns. Neben der Stadtsanierung, Stadtentwicklung und Bebauungsplanung ist das Referat zuständig für die Erteilung von Baugenehmigungen. Jährlich werden in der süddeutschen Metropole circa 6.000 bis 7.000 Anträge auf Baugenehmigung gestellt. Um den Genehmigungsprozess zu optimieren, werden aus den eingehenden Bauakten nach der Digitalisierung und Klassifizierung alle relevanten Daten extrahiert, um diese dann in die eAkten zu überführen.

Neue Arbeitsgruppe für die Bauaktendigitalisierung

Dafür wurde bei der Landeshauptstadt München eine neue Arbeitsgruppe für die Bauaktendigitalisierung eingerichtet, von der den Angaben zufolge bis zu drei Millionen eingehende Papierseiten pro Jahr verarbeitet werden können. Über eine Schnittstelle wurde die Lösung ABBYY FlexiCapture for Mailrooms an das Untermodul eAkte angebunden. Zusammen mit den relevanten Metadaten werden die gescannten Dokumente im PDF/A Format anschließend zur digitalen Nutzung bereitgestellt.
ABBYY FlexiCapture for Mailrooms ist laut dem Anbieter eine Lösung für die Automatisierung des Posteingangs in Unternehmen. Sie soll diese dabei, den Informationsfluss so zu managen, dass die richtige Information dem richtigen Sachbearbeiter zur richtigen Zeit zur Verfügung steht. Basierend auf der ABBYY Enterprise Capture Plattform klassifiziere FlexiCapture for Mailrooms die Eingangspost – von Papierdokumenten über Fax bis hin zu E-Mails. hei


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