Jeder Geschäftsausgabe einen Beleg zuordnen – eine zeitaufwändige und lästige Pflicht. Die Rechnungsmanagement-Lösung GetMyInvoices stellt diese Verknüpfung automatisch her. Das spart Aufwand bei der vorbereitenden Buchhaltung.
Update: Der Rechnungsmanagement-Spezialist fino hat seine Lösung GetMyInvoices mit einem Banking-Modul ausgestattet. Anwender verbinden darüber ihre Konten und ihre Kreditkarten mit GetMyInvoices, um Transaktionen zu importieren und anschließend mit den dazugehörigen Rechnungen oder Belegen zu verknüpfen. Mithilfe intelligenter Algorithmen unterbreitet die Software passende Vorschläge, sodass die Zuordnung mit nur wenigen Klicks gelingt.
„Mit unserem Banking-Modul reduzieren wir den zeitlichen Aufwand bei der vorbereitenden Buchhaltung“, erläutert Björn Kahle, COO von fino „Das Modul verknüpft automatisch die Transaktionen zu den dazugehörigen Dokumenten und befreit den Anwender von dieser aufwändigen Tätigkeit.“
E-Mail, Cloud-Speicher und Rechnungslösungen als Quellen
GetMyInvoices ruft Rechnungen und andere Dokumente aus einer Vielzahl von Quellen ab. Dazu zählen mehr als 10.000 Online-Portale, E-Mail-Postfächer, Cloudspeicher und Drittlösungen wie Rechnungserstellungstools. Papierbelege lassen sich über eine Scan-App erfassen. Die Rechnungsinformationen liest GetMyInvoices automatisch aus. Somit befinden sich sämtliche Belege und Rechnungsinformationen sicher an einem Ort.
Der Anwender entscheidet, ob er GetMyInvoices mit seinen Konten live über das Online-Banking verknüpfen oder die Transaktionen manuell per CSV-Datei (Comma Separated Values) oder als Microsoft-Excel-Dokument importieren möchte. Auch ein Paypal- oder Stripe-Konto lässt sich mit GetMyInvoices verbinden.
Sind die Kontotransaktionen hochgeladen, schlägt GetMyInvoices die dazu passenden Dokumente vor. Das System vergleicht dabei unter anderem die Beträge, den Lieferantennamen sowie den Verwendungszweck. Anschließend bestätigt der Anwender den Vorschlag oder wählt ein anderes Dokument aus den Alternativen aus. Über einen Viewer kann er sich alle Dokumente ansehen. Lässt sich eine Transaktion nicht zuordnen, kann der Anwender über das Communications-Center das Team darum bitten, den fehlenden Beleg hochzuladen.
Transaktionen ohne Beleg werden aussortiert
Eine Filterfunktion im Banking-Modul sortiert die Transaktionen nach bereits verknüpften und noch nicht verknüpften Vorgängen und solchen, die ignoriert werden. Die letztgenannte Kategorie betrifft Vorgänge, zu denen es keine Belege gibt, wie etwa Kontoführungsgebühren, Steuerzahlungen oder -erstattungen.
Darüber hinaus hilft das Banking-Modul, in Zukunft fehlende Rechnungen zu vermeiden. Nach dem Abgleich von Transaktionen und Belegen informiert GetMyInvoices proaktiv, falls eine Verbindung zu einem Online-Portal oder zu einem E-Mail-Account nicht funktioniert oder fehlt. Nach und nach lassen sich so immer mehr Rechnungen automatisch mit den Transaktionen verknüpfen, sodass der Aufwand der vorbereitenden Buchhaltung sinkt.
Exportfunktion bündelt Belege für den Steuerberater
Über die Exportfunktion des Banking-Moduls von GetMyInvoices können Anwender die Transaktionen als Microsoft-Excel-Tabelle zusammen mit den verknüpften Dokumenten als ZIP-Archiv laden. „Diese Datei stellen Unternehmen am Monatsende ihrem Steuerberater zur Verbuchung zur Verfügung“, erläutert Kahle. „Weil die Rechnungen zu den Transaktionen zugeordnet sind, entfallen Rückfragen, welches Dokument zu welcher Kontobewegung gehört.“ Jürgen Frisch
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