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Fünf Tipps für den effizienten Einsatz von Mitarbeitern

Future Work befasst sich mit der Zukunft der Arbeit. Unternehmen stellen Teams zusammen, um die Potentiale der Mitarbeiter optimal zu nutzen. Betriebswirtschaftliche Software (ERP) hilft dabei, wie die folgenden Tipps zeigen.

AnalysewerkzeugNeue Arbeitskonzepte wollen viele Unternehmen realisieren. Sie fragen sich, wie ihre Mitarbeiter produktiver und effizienter arbeiten können und sie deren Stärken besser nutzen. Die Digitalisierungsexperten des Standardsoftwerkers Godesys haben Tipps für die Zukunft der Arbeitswelt zusammengestellt. „Das ERP-System bietet bereits im Standard viele Möglichkeiten, mit denen sich Mitarbeitereinsätze und Ressourcen planen lassen“, berichtet Godelef Kühl, Gründer und Vorstandsvorsitzender der Godesys AG. „Unternehmen sollten sich daher intensiv mit ihrer Geschäftssoftware und innovativen Ansätzen beschäftigen, um Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen.“

Unabhängig von der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware verweist Godesys auf fünf Future Work-Tipps:

1. Den Einsatz der Mitarbeiter strategisch planen

Mitarbeiter sind die wertvollste betriebliche Ressource. Sie sollten daher zum größtmöglichen Vorteil des Unternehmens beschäftigt werden. Dies geschieht am besten über eine IT-gestützte Personaleinsatzplanung, gekoppelt mit dem ERP-System. Dispatching, Disposition, Skill- und Projektmanagementfunktionen gewinnen an Relevanz. Das ERP-System führt die genannten Möglichkeiten und Daten zusammen und hilft, diese zu steuern. Beispiel: Das Unternehmen bietet einen technischen Außendienst an. Theoretisch müssen alle Service-Mitarbeiter, um zeitnah neue Aufträge zu erhalten, jedes Mal zurück in die Zentrale oder telefonisch Rücksprache halten. Durch eine schlaue Verzahnung mit einer mobilen Service-App lässt sich dies deutlich vereinfachen. Kommt ein Kundenauftrag herein, lässt sich über das ERP-System herausfinden, welcher Mitarbeiter gerade in der Nähe ist, über welche Skills er verfügt und welche Ersatzteile er mit sich führt. So kann der beste Kollege gefunden, per App informiert werden und dann schnell vor Ort sein. Die Kunden profitieren von einem zeitnahen und effizienten Service, und die Mitarbeiter können ihre Arbeit bestmöglich verrichten.

2. Software hilft bei der Personalplanung

Nicht nur das Wissen von, sondern auch über die Mitarbeiter wird für Unternehmen zum Wettbewerbsfaktor. Mithilfe smarter Geschäftssoftware lässt sich beispielsweise herausfinden, wer wie und wann besonders produktiv arbeitet, wer die meisten Aufträge erfolgreich und fehlerfrei abschließt, aber auch, wer sich gerade in der Nähe befindet, um einen neuen Auftrag anzunehmen. Zudem lässt sich anzeigen, welche Teamzusammenstellung am sinnvollsten ist und welche Skills noch zu wenig vorhanden, demnach neue Mitarbeiter vonnöten sind. Das ERP-System dient hierbei als Zentrale, die Prozesse und Informationen zusammenführt. Was so manchem Unternehmen noch immer kaum bekannt ist: Viele Systeme bieten Unterstützung zur strategischen Ressourcenverwaltung und -einteilung bereits im Standard. godesys ERP bietet zum Beispiel Service-, Projekt- und Ressourcenmanagement sowie Business Intelligence mit vorgefertigten Datencubes. So lässt sich herausfinden, wie es um Profitabilität und Auslastungsgrad, Rentabilität, Störungshäufigkeit und ähnliche Aspekte bestellt ist. 80 Prozent der Anwendungsfälle sind dabei im System bereits vordefiniert. In vielen Fällen müssen Anwender keine Daten sammeln und aggregieren.

3. Personalverwaltung und Analytik kombinieren

Funktionen wie die Arbeitszeiterfassung aus dem Bereich Human Resources (Personalverwaltung) lassen sich mit den ERP-Daten zusammenführen, um tiefe Einblicke zu bekommen und besser planen zu können. Aktuell wird vielerorts nur Produktivzeit erfasst, was sehr einseitig ist, denn es ist wichtig, auch interne Büroaufgaben zu sammeln. Wer Effizienzsteigerungen erreichen will, muss auch über die Zeiten Bescheid wissen, die Mitarbeiter mit administrativen Aufgaben, Fahrtzeiten oder ähnlichem verbringen. Sitzt ein Mitarbeiter beispielsweise im Vergleich zu Kollegen sehr viele Stunden im Auto, kann dies ein Indiz dafür sein, dass Ressourcen effizienter eingesetzt werden könnten.

4. Offene Kommunikation zeigt Vorteile für Mitarbeiter

Das Sammeln und Nutzen von Daten hat vielerorts einen negativen Beigeschmack. Das muss nicht sein, wenn Mitarbeitern offen und transparent erläutert wird, wie und in welchem Maße sie profitieren können. Beispiel Tourenplanung: Ein Mitarbeiter sitzt aufgrund einer schlechten Planung vier Stunden im Auto und nur zwei Stunden beim Kunden. Besser ist ein IT- und datengestützter, effektiverer Ressourceneinsatz, also eine Tourenplanung, die es dem Mitarbeiter gestattet, möglichst effizient zu arbeiten. Innovative Arbeitsmodelle setzen eine neue Vertrauensebene voraus, Rückmeldedaten müssen genauer sein und Mitarbeiter müssen ihren Standort bekanntgeben. Wem die Vorteile bewusst sind, wie etwa die eigenständige Einsatzplanung und Disposition, der ist eher bereit, sich neuen Ansätzen und Tools zu öffnen.

5. Datenschutz beachten und Mitarbeiter involvieren

Personenbezogene Daten unterliegen den Vorgaben des Datenschutzes. Dies gilt auch für Mitarbeiterinformationen im ERP-System. Durch die Gesetzgebung – sowohl in Bezug auf das Arbeitszeitmodell als auch auf die Mitsprache – gibt es in puncto personenbezogener Datennutzung recht hohe Hürden in Deutschland. Unternehmen dürfen nur mit den Daten agieren, die für die jeweiligen Aufgaben und Prozesse auch tatsächlich notwendig sind. In einem traditionellen ERP-System spielt das Thema Datenschutz meist keine übergeordnete Rolle. Schließlich ist es für Arbeitnehmer nicht von großer Bedeutung, welche Marge ein Unternehmen mit einem Produkt erzielt. Wer aber eine Lösung einsetzen will, die auf mitarbeiterbezogene Daten aufbaut, der sollte im Vorfeld stets den Betriebsrat oder eine Mitarbeitervertretung miteinbeziehen.

„So manches Unternehmen denkt noch immer, dass sich ein ERP vorrangig für produzierende Unternehmen oder den Handel eignet“, berichtet Kühl. „Das ist falsch, denn auch Dienstleister profitieren immens von flexibler Ressourcen- und Projektplanung, einer einheitlichen Lösung, die alles zusammenführt.“ Das Erfassen und die geschäftliche Nutzung von Mitarbeiterdaten werde in den kommenden Jahren zunehmen und im Zusammenhang mit der Unternehmensperformance an Bedeutung gewinnen. „Es wird immer wichtiger, zu erfassen und zu bestimmen, ob der Mitarbeitereinsatz als Ressource angemessen ist“, erläutert Kühl. „Wer offen mit seinen Mitarbeitern ist, ihnen nützliche und unterstützende Tools an die Hand gibt und auch mal neue Wege beschreitet, ist dem Wettbewerb voraus und stellt sein Unternehmen zukunftssicher auf. Meine Empfehlung: Das Maximum aus vorhandenen Daten herausholen und Möglichkeiten nutzen!“ Jürgen Frisch

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