ECM/DMS

Digitale Personalakte entlastet Führungskräfte

Urlaubsanträge auf Papier oder per E-Mail entgegennehmen, koordinieren, Ansprüche prüfen, Genehmigungen erteilen, Urlaubstage für laufende Projekte einbeziehen: All das kostet Personalverantwortlichen Zeit. Digitale Workflows ermöglichen es, die Urlaubsplanung effizienter abzuwickeln. Führungskräfte behalten so auch bei einer größeren Anzahl von Mitarbeitern den Überblick.

DIE FERIENZEIT rückt näher und damit häufen sich auch die Urlaubsanträge. Das bedeutet für Führungskräfte und das Personalmanagement in vielen Unternehmen oft noch einen Mehraufwand. Sie müssen Urlaubsanträge entgegennehmen, koordinieren, Ansprüche prüfen, Genehmigungen erteilen, Urlaubstage für laufende Projekte einbeziehen und mehr. Eine unübersichtliche Zettelwirtschaft und stockende Prozesse sind oft die Folge. Das kostet Personalverantwortlichen Zeit und raubt ihnen meist auch Nerven.

Der Anbieter von Enterprise-Content-Management (ECM)-Lösungen OPTIMAL SYSTEMS will mit seinem Software Kernprodukt enaio Führungskräfte entlasten. Digitale Workflows sollen diese dabei unterstützen, Anträge papierlos schneller zu bearbeiten und die Urlaubsplanung effizient abzuwickeln. Mitarbeiter könnten mit der ECM-Software per Mausklick einen Urlaubs-Workflow starten und den gewünschten Zeitraum auswählen. Dabei kann sich der Mitarbeiter auch einen Überblick über seinen Urlaubsanspruch, die bereits beantragten Urlaubstage und andere Daten verschaffen. Im nächsten Schritt klickt er auf „Weiterleiten“ und schickt damit seinen Urlaubswunsch „auf Reisen“.

Der digitale Workflow übermittelt den Urlaubsantrag dann direkt an den zuständigen Vorgesetzten zur Prüfung und Genehmigung. Auch weitere Instanzen wie Personalabteilung, Buchhaltung oder Stellvertreter informiert das ECM-System enaio beziehungsweise bezieht diese ein. Genehmigte Urlaube vermerkt die Personalmanagement-Lösung in den öffentlichen Kalendern. Die ECM-Software protokolliert und archiviert den Angaben zufolge auch alle Schritte und Entscheidungen innerhalb des Workflows. Alle Teilabschnitte lassen sich somit nachvollziehen. Führungskräfte behalten so auch bei einer größeren Anzahl von Mitarbeitern den Überblick über die individuellen Urlaubsansprüche und Urlaubszeiten sowie den Arbeitszeitausgleich. Und Mitarbeiter können ohne Medienbruch Urlaub beantragen oder sich darüber informieren, wie es um bereits beantragte oder noch ausstehende Urlaubstage bestellt ist.

ECM-Lösungen mit digitalen Workflows unterstützen Führungskräfte auch bei anderen Aufgaben des Personalmanagements. So lassen sich laut dem Anbieter mit enaio alle personalrelevante Abläufe, beispielsweise Bewerbungsprozesse, mit Hilfe einer digitalen Personalakte elektronisch abwickeln und zentral verwalten. Die digitale Personalakte von OPTIMAL SYSTEMS bündele alle Mitarbeiterunterlagen, verwaltet sie den Angaben zufolge revisionssicher und verknüpfe sie mit den Stammdaten der Fachanwendungen für Lohn- und Gehaltsabrechnung. hei


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