ECM/DMS

Digital Workplace ersetzt traditionelle Bürokonzepte

Traditionelle Bürokonzepte passen nicht mehr in die digitalisierte Welt. Teil des Wandels sind Arbeitsumgebungen, die die vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung integrieren und eine interdisziplinäre Zusammenarbeit mit mehr Flexibilität fördern. Die Digital Office Conference in München zeigte was möglich ist, aber auch was sinnvoll ist und was nicht.

DEN ORT für die erste Digital Office Conference (DOC) wählten die Veranstalter mit Bedacht. Die im vergangenen Jahr eröffnete Microsoft-Zentrale in München-Schwabing gilt als ein Vorzeigeobjekt für digitales Arbeiten. Optimale Möglichkeiten für das Arbeiten 4.0 und die Vision einer voll-vernetzten Organisation waren beim Bau das Ziel, um Teamwork, mehr Selbstbestimmung, Flexibilität und persönliche Produktivität zu fördern.

Digitale Dokumentenverwaltung kommt im Mittelstand an

Was für einen weltweit tätigen Konzern die richtige Arbeitsform und -organisation ist, muss es nicht unbedingt auch für kleine Betriebe und mittelständische Unternehmen sein. Laut einer aktuellen Studie erkennen diese aber zunehmend den digitalen Wandel und die damit verbundenen Anforderungen an ihr Unternehmen. Demnach will der Mittelstand in Deutschland das Papier aus seinem Büro verbannen und verstärkt auf Lösungen für die digitale Dokumentenverwaltung setzen. Fast jedes fünfte Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (18 Prozent) gibt aktuell an, in nächster Zeit Investitionen in eine entsprechende umfassende Softwarelösung tätigen zu wollen.


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Auf der Digital Office Conference informierten sich die rund 150 Teilnehmer, wie und wo das Sinn macht. Dazu gehören beispielsweise die Modernisierung der Arbeits- und Komunikationsprozesse, die ideale Gestaltung des Arbeitsorts als Stätte der Begegnung, des Austauschs sowie der Zusammenarbeit und die ideale Ausstattung mit neuen Technologien.

„Der Digital Workplace umfasst mehr als nur das Bereitstellen einzelner Kommunikations- oder Kollaborationslösungen.“

Tino Schmidt, Bereichsleiter Digital Workplace bei der Communardo Software AG

Tino Schmidt, Bereichsleiter Digital Workplace bei der Communardo Software AG, verdeutlichte beispielsweise, dass Wissens- beziehungsweise Informationsarbeit jedes Unternehmen betrifft, aber auch den Blick auf den Digital Workplace als Ganzes erfordert, und betont:  „Dabei mangelt es in der Regel nicht an Tools, sondern an einem ganzheitlichen Informationsmanagement.“

Das Bewusstsein zur Veränderungen von Arbeitsweisen und der Kommunikation ist bei Unternehmensverantwortlichen aber deutlich gestiegen. So nimmt beispielsweise der Bedarf an virtuellen Meetings stetig zu. Diese zu ermöglichen, bildet für IT-Manager aber keine leichte Aufgabe. „Die verteilte Arbeit in Teams und über mobile Endgeräte stellt die vorhandene und gewachsene IT-Infrastruktur oft vor große Herausforderungen“, berichtet Schmidt, und fordert: „Prozesse müssen flexibler und Methoden im Management und Entwicklungsumfeld agiler werden, um im zunehmend dynamisch agierenden Markt zu bestehen.“

Persönlicher Kontakt bleibt notwendig

Der persönliche Kontakt unter Mitarbeitern sowie mit Kunden, Dienstleistern und Lieferanten bleibt laut Günter Mayer, Vorstand bei der Trovarit AG und Leiter des Geschäftsbereiches Business Transformation, aber auch in Zeiten der digitalen Transformation weiterhin ein elementarer Bestandteil der Kommunikation und der Zusammenarbeit:  „Auch eine virtuelle Arbeitsorganisation bedarf einer physischen Verankerung der Mitarbeiter im Unternehmen“, mahnt Mayer.

Videokonferenz-Systeme wie der Surface Hub von Microsoft seien mittlerweile zwar ausgereift, sie könnten aber nicht immer und überall die persönliche Interaktion ersetzen. Als Beispiel führt der Business-Transformation-Experte die Prozessdefinition in Unternehmen an. „Kreativität entsteht nur, wenn Menschen im selben Raum interagieren“, sagt Mayer und erläutert warum: „Menschen sind emotionale Wesen, und diese Emotion lässt sich nicht über einen Bildschirm transportieren.“ Vom Einsatz von Technologien für den digitalen Arbeitsplatz wie Video Conferencing, Unified Communication oder virtueller Teamarbeit rät Mayer aber keinesfalls ab: „Diese Technolgien bringen in vielen Anwendungsfällen Effizienz- und Kostenvorteile.“

Aber nicht alles, was heute und künftig möglich ist, lässt sich auch immer gleich im Unternehmen umsetzen. „Es ist nicht immer die Technologie, die dem digitalen Arbeitsplatz im Wege steht“, berichtete Dr. Olaf Holst, Mitglied der Geschäftsleitung bei dem ECM-Anbieter OPTIMAL SYSTEMS, auf der Digital Office Conference und schloß den Appell an die Politik an, die gesetzlichen Voraussetzungen für den Digital Workplace zu schaffen.

E-Signatur: Die letzte Meile im Dokumenten-Prozess

Die Unterschrift besiegelt am Ende eines Ablaufs im Unternehmen sowohl im traditionellen als auch im digitalen Büro das Vereinbarte.  Die allermeisten Dokumente unterzeichnen Unternehmensverantwortliche jedoch oft noch per Hand. Das ist meist nicht effizient und auch nicht immer zwingend erforderlich. Laut dem E-Signatur-Anbieter Adobe gehören dazu Dokumente wie Bestellungen, Verträge, Anträge, Aufträge oder Bestätigungen wie Prozess-Freigaben, Empfangsbescheinigungen, Dokumentationen, Quittungen, Protokolle und Bescheide.

Auf der DOC-Konferenz zeigte der Anbieter von Software und Online-Services für Digitale Medien und Digitales Marketing den Einsatz der elektronischen Signatur im Unternehmen und erarbeitete mit Teilnehmern der DOC deren persönliche Einsatzszenarien für ihr Unternehmen. Dabei ging Rüdiger Herfrid, Group Enterprise Marketing Manager bei Adobe Systems GmbH, mit den Teilnehmern gedanklich durch alle Abteilungen und Funktionen der jeweiligen Unternehmen und identifizierte mit ihnen papierbasierte Unterschriftenprozesse, die sich für den Einsatz der elektronischen Signatur eignen. Dazu zählten beispielsweise Arbeitsverträge im Personalbereich, die Nachvollziehbarkeit im Qualitätsmanagement oder die Vertragsverwaltung in Vertrieb und Einkauf.

Digitale Unterschrift beschleunigt Verkaufsabschlüsse

Kurz vor der DOC haben Microsoft und Adobe ihre bestehende Partnerschaft weiter vertieft. Künftig können demnach Dokumente in Microsoft Word, PowerPoint und Outlook mit Adobe Sign rechtssicher elektronisch signiert werden – über alle Geräte-Klassen und Plattformen hinweg. Damit würden digitale Dateien denselben Standard wie handschriftlich unterschriebene Dokumente erfüllen. Die Integration von Adobe Sign in die Collaboration-Software Microsoft Teams soll beispielsweise den rein elektronischen Austausch sowie die Genehmigungsprozesse von Dokumenten deutlich beschleunigen. Die Adobe Sign-App in Microsoft Teams werde einen Tab bieten, um Dokumente zum Signieren zu verschicken, sowie einen Bot, über den Teammitglieder Dokumente verwalten und verfolgen können.

Adobe Sign wird den Angaben zufolge auch in die Prozessautomatisierung Microsoft Flow integriert, um so das Einbinden der Signaturlösung in eigene Workflows zu ermöglichen. In den kommenden Monaten sollen zudem weitere Microsoft-Lösungen wie SharePoint, Dynamics und OneDrive von der Integration von Sign mit Flow profitieren.

Bereits im März dieses Jahres haben beide Unternehmen im Rahmen ihrer strategischen Zusammenarbeit gemeinsame Lösungen für Adobe Experience Cloud, Microsoft Azure und die Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Software Microsoft Dynamics hinweg veröffentlicht. Adobe Sign soll beispielsweise den Sales Cycle in Dynamics 365 beschleunigen (siehe Video)

Mit der Kombination der drei Cloud-Lösungen Azure, Office 365 und Dynamics 365 mit der Creative-, Document- und Experience-Cloud von Adobe wollen Microsoft und Adobe den modernen Arbeitsplatz technologisch ermöglichen: „Gemeinsam mit Adobe heben wir kreatives und produktives Arbeiten für unsere gemeinsamen Kunden auf ein neues Level“, glaubt Alain Geneveaux, Leiter des Office-Geschäfts bei Microsoft Deutschland, und fügt hinzu: „Gleichzeitig fördern wir damit eine neue Kultur der Zusammenarbeit in verteilten und mobilen Teams.“

Datenbrille visualisiert Informationen

Aber nicht nur im Büro, sondern auch in in anderen Geschäftsbereichen verspricht die Digitalisierung Wettebewerbsvorteile. So stellt die Kommissionierung heute eine zentrale Säule in der Lagerlogistik dar, da wichtige nachfolgende Prozesse zum Beispiel in der Produktion und Fertigung von ihr abhängen.

Beispielsweise ist die manuelle Kommissionierung  aufgrund ihrer hohen Flexibilität und Effizienz immer noch dominierend in fast allen Unternehmen. Arbeitsanweisungen und Kommissionieraufträge werden meist als statische Schritt-für-Schritt-Anleitungen auf Papier gedruckt oder über Desktop-PC oder Tablet bereitgestellt. In beiden Fällen befinden sich die Anweisungen weder im Blickfeld des mobilen Arbeiters noch sind sie dynamisch während des Arbeitsprozesses einstellbar und schaffen daher eine sehr eingeschränkte, fehleranfällige Arbeitsatmosphäre.

Hier setzt der Anbieter industrieller Wearable-Computing- und Augmented-Reality-Lösungen Ubimax an. Die auf der Digital Office Confernece vorgestellte Augmented Reality-Lösung xPick soll Werkern ein einfacheres und nahezu fehlerfreies Kommissionieren ermöglichen. Mit allen notwendigen Informationen visualisiert auf der Datenbrille haben mobile Werker dem Anbieter zufolge stets beide Hände frei für ihre eigentliche Aufgabe. Arbeitsabläufe könnten so flexibler, schneller und gleichzeitig fehlerfreier gestaltet werden. Im Rahmen des globalen „Pick-by-Vision Program“ setzt laut Ubimax die DHL xPick produktiv in Anlagen in Großbritannien, den USA und den Niederlanden ein. Daimler und Volkswagen realisieren den Angaben zufolge einen Produktionseinsatz an mehreren Standorten in Deutschland und Samsung habe ein komplettes Lager mit Datenbrillen und der xPick-Lösung in den Niederlanden ausgestattet. hei


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