ECM/DMSERP

Cryptshare NAV verschlüsselt ERP-Dokumente

Mit Cryptshare for NAV lassen sich E-Mails und Belege aus Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics 365 Business Central abgesichert versenden. Die Lösung erweitert die ERP-Umgebung um Verschlüsselung und Datenschutz.

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Im ERP-System (Enterprise Resource Planning) schlägt das Herz der Unternehmens-IT. Aufgrund der steigenden Datenmengen müssen ERP-Lösungen stabil und leistungsfähig sein, während gleichzeitig die Sicherheit in den Fokus rückt. Der Software-Anbieter Cryptshare AG und der Microsoft-Spezialist Orgavision sorgen mit einer gemeinsamen Lösung dafür, dass die Erfüllung dieser Anforderungen nicht zulasten der Bedienfreundlichkeit geht. Cryptshare for NAV ermöglicht den verschlüsselten und größenunabhängigen Versand von E-Mails und Dateien direkt aus Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die Basis bildet die Business-Software Microsoft Dynamics NAV, die sich an kleine und mittelständische Unternehmen richtet.


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Geschäftsprozesse abbilden und Daten absichern

Um ihre Datenschätze sinnvoll nutzen zu können, müssen Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Seit Einführung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung fragen sich viele Unternehmen, wie sie sicherstellen, dass Informationen geschützt und nachvollziehbar beim Empfänger ankommen. Sie suchen nach einer Variante für den sicheren und datenschutzkonformen Datenaustausch, die sich einfach bedienen lässt und keinen zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter verursacht.

Orgavision und Cryptshare haben eine solche Lösung entwickelt: Mit Cryptshare for NAV verschlüsseln Anwender Angebote oder Bestellungen, Rechnungen oder Mahnungen vor dem Versand mit nur wenigen Klicks. Das Kopieren in die Zwischenablage entfällt, Systembrüche lassen sich vermeiden, und die Nachvollziehbarkeit des Versandprozesses ist ebenfalls gegeben.

Personendaten werden verschlüsselt

Die Europäische Datenschutzgrundverordnung, die vor knapp einem Jahr in Kraft getreten ist, spricht in vielen Fällen bewusst vage vom „Stand der Technik“ und von „angemessenem Schutz“. Bei personenbezogenen Daten fordert dieses Gesetz explizit die Verschlüsselung. In Cryptshare for NAV können Anwender hierfür verschiedene Abstufungen definieren. Sie wählen zwischen den Varianten „Betreff verschlüsseln“, „Nachricht verschlüsseln“ und „Name Dateianhang verschlüsseln“. Dateianhänge werden in jedem Fall verschlüsselt.

Benutzerfreundlichkeit bleibt erhalten

Die E-Mail hat sich in der Geschäftswelt als Hauptkommunikationsmittel etabliert. Allerdings sind Mail-Systeme ein bevorzugtes Angriffsziel von Cyberkriminellen, Hackern und Wirtschaftsspionen. Weil sich große Datenmengen schlecht per E-Mail versenden lassen, weichen manche Mitarbeiter auf USB-Sticks, File-Sharing-Lösungen oder Cloud-Dienste aus. Das Ergebnis ist nicht autorisierte Schatten-IT. Mit Cryptshare for Nav lassen sich solche Schlupflöcher vermeiden.

Auch zur Digitalisierung von Prozessen leistet Cryptshare for NAV einen Beitrag: Beim Belegversand werden die Absenderinformationen, die editierbare Empfängeradresse sowie die ebenfalls editierbare Betreffzeile automatisiert befüllt. Das kommt Geschäftspartnern entgegen, die in der Auftragsabwicklung automatisierte Prozesse fordern.

Sicherheit, Datenschutz und Zeitersparnis

„Um Geschäftsprozesse abzubilden, muss ein ERP-System spezifischen Branchenvorgaben gerecht werden“, erläutert Michael Burrmeister, Vertriebsleiter DACH und Benelux bei Orgavision. „Die Absicherung der darin verarbeiteten Daten ist wichtig, sie darf allerdings nicht zulasten der einfachen Bedienbarkeit gehen. Cryptshare for NAV bietet hier einen Ausweg.“

„Zusammen mit Orgavision haben wir eine Lösung geschaffen, mit der Unternehmen ihre Geschäftskommunikation absichern und gleichzeitig Zeit und damit Geld sparen“, ergänzt Matthias Kess, technischer Leiter der Cryptshare AG. „Dank der Bedienungsfreundlichkeit entfallen zeitaufwändige Schulungen, während die Integration in die vertraute Systemumgebung für eine hohe Nutzerakzeptanz sorgt.“ Jürgen Frisch


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