Die Suche nach Informationen ist ein Dauerbrenner, wie Bitkom-Experte Thomas Kuckelkorn berichtet. COVID-19 schickt Mitarbeiter ins Homeoffice und treibt cloudbasiertes Content Management und Videokonferenzen voran. | Exklusiv-Interview
In der Corona-Pandemie schicken viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice. Welche Erfahrungen machen Sie damit?
Homeoffice ist aktuell in vielen Unternehmen eine Art erzwungener Test. Vor dem Shutdown haben vier von zehn Unternehmen ihren Mitarbeitern das Arbeiten von zu Hause aus erlaubt. Heute sind es laut der jüngsten Bitkom-Untersuchung 75 Prozent aller Betriebe im Gesamtdurchschnitt und 94 Prozent in der Digitalbranche. Zwei Drittel aller Unternehmen haben diese Arbeitsform explizit angeordnet. Unabhängig von Corona dürfte diese Form der Digitalisierung den Unternehmen zugutekommen.
Wie greifen Mitarbeiter vom Homeoffice aus auf Daten im Unternehmen zu?
Das hängt stark davon ab, welche Applikationen für Enterprise Content Management vorhanden sind. Derartige Werkzeuge sind die Grundlage für einen verantwortungsvollen Umgang mit Dokumenten. Allerdings gibt es vielerorts noch Nachholbedarf. Vor der Krise war ein gutes Drittel der Unternehmen hier nicht up to date. Diesen Betrieben drückt jetzt gewaltig der Schuh.
Wo hakt es konkret?
Unternehmen, in denen Homeoffice und Enterprise Content Management bisher nicht auf der Tagesordnung standen, haben in großer Eile Patchwork-Lösungen aufgesetzt, um beim verteilten Arbeiten den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten. Hier läuft vieles suboptimal: Besprechungsprotokolle finden sich in Online-Speichern, Verträge in Outlook, Rechnungen auf lokalen Festplatten und Vorstandsentscheidungen werden in Papierform verschickt. Hinzu kommen Messenger-Dienste, die sich normalerweise an Consumer richten. Ein derartiges Flickwerk geht zu Lasten der Compliance.
Welche Technologien setzen denn Unternehmen ein, die mit den aktuellen Veränderungen gut zurechtkommen?
Kollaborationswerkzeuge wie Microsoft Teams und Zoom sind gerade sehr beliebt, denn sie ersetzen ein Stück weit den physischen Kontakt. Auch digitale Whiteboards kommen aktuell sehr gut an. All diese Tools bilden Interaktion, Kommunikation und die Zusammenarbeit ab. Geht es konkret um Dokumente, dann spielen die Content-Management-Systeme ihre Stärken aus. Nur sie ermöglichen eine ortsunabhängige und kontextbezogene Arbeit mit Inhalten. Damit in Zukunft ein eng verknüpftes digitales Ökosystem entsteht, müssen die Content-Management-Anbieter ihre Applikationen über Schnittstellen mit Kollaborationswerkzeuge integrieren. Eine steigende Nachfrage besteht zudem gerade nach cloudbasierten Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösungen sowie Business-Software für das Digital Office, die ein mobiles Arbeiten ermöglicht.
Sind cloudbasierte Content-Management-Anwendungen beim verteilten Arbeiten im Vorteil?
Nicht nur das. Diese Anwendungen sind die Grundvoraussetzung für die jetzige Arbeitsvariante. Niemand kann Aktenschränke aus dem Unternehmen mit nach Hause nehmen oder sich die Briefpost aus dem Büro an die Privatadresse schicken lassen. Das wäre unpraktisch und aus Compliance-Sicht unerträglich. Als der Lockdown im März begann, haben die ECM-Anbieter abrupt eine starke Nachfrage nach cloudbasierten Applikationen erfahren. Im Gegensatz zu lokal installierten Systemen, die meist längerfristig für eine bestimmte Nutzerzahl eingerichtet sind, skalieren bei Cloud-Anwendungen die Nutzerzahl und die Speicherkapazität vergleichsweise einfach. Ich bin daher überzeugt davon, dass Corona in Deutschland als Cloud-Beschleuniger wirkt.
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Welche Rolle spielen aktuell Videokonferenzen?
Diese Kommunikationsform ist aktuell sehr beliebt, denn sie ersetzt ein Stück weit die physischen Kontakte. Daher ist es sinnvoll, dass Unternehmen die Gespräche mit den Mitarbeitern, Partnern und Kunden nicht nur per Telefon, sondern auch per Videokonferenz führen. Allerdings beobachte ich eine stetig steigende Sehnsucht der Menschen nach persönlichen Kontakten. Nach dem Ende der Pandemie wird daher wohl die Nachfrage nach Videokonferenzen wieder etwas zurückgehen.
Wird sich aus Ihrer Sicht das Homeoffice nach der Corona-Pandemie durchsetzen? Wenn ja, in welchen Bereichen und mit welchen Technologien?
Corona dürfte auch für das Homeoffice als Beschleuniger wirken. Die Nachfrage danach und die Akzeptanz seitens der Arbeitgeber dürften nach der Krise ganz allgemein höher sein als vorher. Einige Unternehmen machen damit sehr positive Erfahrungen. So erlaubt beispielsweise Twitter seinen Mitarbeitern, langfristig im Homeoffice zu arbeiten. Bei einem klassischen deutschen Mittelständler wäre ein solches Vorgehen kaum denkbar. Viele werden wahrscheinlich auch einen ‚hybriden Mix‘ aus alten und neuen Arbeitsweisen etablieren. Unternehmen, die das Homeoffice vor allem als notwendiges Übel erfahren, werden aber schnell wieder zum ‚Business as usual‘ zurückkehren wollen. Gründe dafür sind beispielsweise die Compliance-Anforderungen und die Unternehmenskultur. Einige Branchen in Deutschland sind noch sehr traditionell geprägt. Das zeigen die aktuellen Diskussionen im Bildungsbereich.
Datenschutz und Datensicherheit und Compliance sind Topthemen im Enterprise Content Management. Wie stellen Unternehmen das sicher, wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten?
Das ist in erster Linie eine Aufgabe der Software. Datenschutz und Datensicherheit und Compliance sind vielfach die Hauptgründe, warum Unternehmen in ECM-Lösungen investieren. Dementsprechend sollten alle Fachanwendungen diese Forderungen erfüllen. Zum Einsatz kommen hierfür beispielsweise verschlüsselte Datenbanken, eine verschlüsselte Datenübertragung, eine zweistufige Identifizierung beim Log-In und ein rollenbasiertes Rechtekonzept für den Datenzugriff. Kurz gesagt: Privacy and Security by Design. Darüber hinaus gibt es generelle Regelungen wie etwa die Verpflichtung der Mitarbeiter zum Einsatz eines Virtual Private Network und zu einem sorgsamen Umgang mit Firmendaten sowie das Verbot, Personendaten auf privaten Geräten abzulegen.
Welche Funktionen können Unternehmen von einem ECM-Mittelstandspaket erwarten?
Die Produktauswahl richtet sich immer nach den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens. Idealerweise deckt ein Mittelstandspaket mehrere Teilbereiche der ECM-Technologie ab: Die Input-Seite, das Digitalisieren von Dokumenten, das Auslesen, das Content Management, die Arbeit im Team und das Einbinden von Dokumenten in Workflows. Die Output-Seite gewährleistet, dass die nötigen Informationen an die richtige Stelle gelangen. Archivierung und Records Management stellen einen langfristigen Zugriff auf die Informationen sicher.
In welchem preislichen Rahmen bewegt man sich hier?
Das hängt von verschiedenen Faktoren ab, etwa dem Funktionsumfang, der Nutzerzahl und dem benötigten Speicherplatz. Laut der Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand“ investieren Unternehmen zwischen 20 und 499 Mitarbeitern für Enterprise Content Management pro Jahr durchschnittlich 1746 Euro pro Arbeitsplatz. Davon entfallen 793 Euro auf die Einführungskosten, 714 Euro auf die Lizenzkosten, 123 Euro auf die Anpassung und Systempflege und 116 Euro auf die Wartung.
Wo liegen die Hürden bei der Produktauswahl?
Der Markt in Deutschland ist unübersichtlich und sehr stark fragmentiert. Die große Zahl der Anbieter reicht von Dinosauriern bis hin zu innovativen Neueinsteigern. Diese Vielfalt sorgt für Verwirrung. Hinzu kommt, dass sich Unternehmen unter Fachbegriffen und Schlagworten wie Enterprise Content Management, Digital Office und Intelligent Information Management teilweise wenig vorstellen können. Hilfe bei der Produktwahl bieten spezialisierte Berater, die Produktübersichten liefern und einen strukturierten Auswahlprozess sicherstellen.
Was sollten Unternehmen jenseits der Technik im Projekt beachten?
Technik alleine macht kein Unternehmen zum Content-Management-Champion. Wenn die Mitarbeiter eine neu eingeführte Lösung nicht annehmen und stattdessen die Daten weiterhin über E-Mails und USB-Sticks austauschen, schlägt das Projekt fehl. Um eine Akzeptanz zu erreichen, müssen Unternehmen den Mitarbeitern die Mehrwerte aufzeigen und sie im Umgang mit dem System schulen.
Jürgen Frisch, Redakteur der IT-Matchmaker®.news im Gespräch mit
Thomas Kuckelkorn, Vorsitzender des Arbeitskreises Digital Office Services & Cloud im Branchenverband Bitkom sowie stellvertretender Vorsitzender des Kompetenzbereichs Digital Office. Vorher war er seit 2018 Vorsitzender des Arbeitskreises ECM-Markt und -Strategie und seit 2017 stellvertretender Vorsitzender des Arbeitskreises Digital Office Services & Cloud. Beim Informationsmanagement-Spezialisten BCT Software ist Kuckelkorn für PR und Kommunikation zuständig.
