Checkliste: Datensilos in sechs Schritten auflösen

Ein schneller Zugriff auf konsistente Daten ist für Unternehmen unerlässlich. Datensilos erweisen sich dabei als große Hindernisse. Der Münchner IT-Dienstleister Consol erläutert, wie Unternehmen solche Silos auflösen.

Datensilos finden sich überall in Unternehmen: Die Fachabteilungen verfügen meist über eigene Datensammlungen, die jahrzehntelang gewachsen sind. Diese Informationsinseln bremsen die Produktivität, verlangsamen Prozesse, behindern ganzheitliche Kundenservices und machen es Unternehmen schwer, ihre Strategien schnell auf geänderte Marktanforderungen anzupassen. Deshalb gilt es, diese Silos aufzubrechen und stattdessen eine zentrale Verwaltung der Daten zu etablieren. Der IT-Dienstleister Consol erläutert, wie Unternehmen dabei am besten vorgehen.

1. Datenbestand analysieren. Zunächst sollten die Verantwortlichen ermitteln, welche Daten in welcher Form vorhanden sind, wo sie liegen und welche Qualität sie haben. Idealerweise wird dabei auch sichtbar, wie häufig Daten erzeugt oder geändert werden und welche Beziehungen sie zueinander haben. Zu beachten sind dabei Einschränkungen bei der Nutzung und Speicherung der Daten sowie Aspekte wie Datenschutz, rechtliche Relevanz und Aktualität.
2. Fachabteilungen einbinden. Zur Evaluierung der Lösung dienen Workshops, in die auch die unterschiedlichen Fachabteilungen eingebunden sind. Auch der Datenbeauftragte sollte beteiligt werden. Aufgrund der vielen Stakeholder ist bei der Durchführung der Workshops eine Moderation von Nutzen.
3. Ziele definieren. Ohne konkrete Ziele lassen sich Datensilos nicht sinnvoll auflösen. Deshalb sollte der Fokus der Workshops zunächst auf der Themengenerierung liegen. Es gilt, auf Basis vorhandener Probleme oder Herausforderungen gemeinsam konkrete Anwendungsfälle und Ziele zu definieren.
4. Technische Lösung auswählen. Für die technische Umsetzung der Silobeseitigung stehen Unternehmen prinzipiell zwei Lösungen zur Verfügung: entweder eine Middleware, die als Adapter fungiert, oder die Migration der Daten in einen zentralen Pool wie eine relationale oder eine analytische Datenbank. Welcher Weg besser ist, hängt vom konkreten Einzelfall ab. Eine Middleware hat den Vorteil, dass keine Daten bewegt werden müssen, bringt aber im Vergleich zu einem zentralen Datenpool Performanceeinbußen mit sich. In einen zentralen Pool müssen die Daten zunächst eingebracht werden, anschließend sind Aktualität beziehungsweise das Synchronisieren der Daten eine Herausforderung.
5. Organisatorische Weichen stellen. Neben technischen Maßnahmen können auch organisatorische Änderungen nötig sein. Meist sind die Datensilos durch die Trennung von Aufgabenbereichen entstanden, andererseits sind sie aber oft auch die Folge reiner Bequemlichkeit. Ein Beispiel dafür ist etwa die Nutzung des E-Mail-Postfachs für das Speichern und Archivieren von Daten. In solchen Fällen müssen Vorgaben und Richtlinien geändert werden.
6. Lösung iterativ umsetzen. Die Implementierung der technischen Lösung sollte gemäß dem Motto folgen „Klein anfangen, groß wachsen“. Es empfiehlt sich, mit einem Pilotprojekt zu starten und die Lösung dann anschließend sukzessive auszuweiten. Dabei ist ein permanentes Verifizieren und Falsifizieren ratsam. Unternehmen sollten zudem Verbesserungspotenziale ermitteln, etwa durch die Einbeziehung weiterer Daten.

„Kaum ein Unternehmen kommt heute noch an der Auflösung von Datensilos vorbei“, berichtet Lukas Höfer, Business-Intelligence-Experte bei Consol. „Der Bedarf ergibt sich alleine schon aus den geänderten Kundenerwartungen. Ein Kundenberater muss heute den ganzen Kunden und seine Historie kanalübergreifend im Blick haben. Nur dann ist ein personalisierter Service möglich.“ Mit der einmaligen Auflösung der Informationssilos sei es allerdings nicht getan, denn dann bestehe die Gefahr, dass schnell wieder neue Silos entstehen. „Die Beseitigung von Datensilos ist eine kontinuierliche Aufgabe“, erläutert Höfer. Jürgen Frisch

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