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ERP Kosten für die Anschaffung und den Betrieb von ERP-Lösungen

ERP Kosten während der Anschaffungsphase

Den einen Marktpreis für einen ERP-Arbeitsplatz gibt es nicht. Die Auswertungen aus der Studie "ERP in der Praxis" zeigen sehr deutlich, dass sämtliche Kostenpositionen bei ERP-Projekten in extremem Maße schwanken. Dies ist zum großen Teil mit sehr unterschiedlichen Anforderungen und Randbedingungen bei einzelnen Projekten zu erklären: Dazu zählen z.B. unterschiedliche Installationsgrößen (Anzahl der ERP-Arbeitsplätze) oder der implementierte Leistungsumfang (Komplexität).
Unter diesem Vorbehalt können auf Basis der Angaben der Studienteilnehmer die Investitionen bei umfassenderen ERP-Projekten ganz grob mit ca. 4.600 EURO je ERP-Arbeitsplatz angesetzt werden. Dabei sind die Hardware-Investitionen ausgeklammert.

ERP Kosten

Abbildung 6: ERP Kosten bei ERP-Projekten in EURO

Die Lizenzpreise (ERP Kosten) sind seit dem Jahrtausendwechsel bei einer leicht abnehmenden Tendenz lange Zeit relativ stabil geblieben, zuletzt jedoch spürbar gesunken. Es ist davon auszugehen, dass die Vergleichsgrößen zum Anfang des Jahrtausends noch stark durch den Boom um die Jahrtausendwende beeinflusst wurden. In dieser Zeit wurden – nicht zuletzt durch die „Jahr-2000-Problematik“ – viele ERP-Projekte nach dem Motto „koste es, was es wolle“ durchgezogen. Nach Ende der Boom-Phase schlägt sich angesichts einer kontinuierlich sinkenden Anzahl von Neuinvestitionen der – zuletzt deutlich verschärfte - Wettbewerb dämpfend in den Lizenzpreisen nieder.

Dagegen sind die Beratungskosten (ERP Kosten) seit dem Jahrtausendwechsel lange Zeit kontinuierlich auf über 150% des Ausgangsniveaus gestiegen. Allerdings zeigen sich nun auch hier deutliche Spuren des Wettbewerbsdrucks, da das Preisniveau in den vergangenen zwei Jahren um 20 Punkte gefallen ist. Möglicherweise schlagen sich hier kompaktere Einführungsstrategien der Anbieter in Verbindung mit einer gestiegenen Preissensibilität der Anwender nieder. Letztere äußert sich auch darin, dass Dienstleistungsbestandteile von Einführungsprojekten vertraglich zunehmend klarer geregelt werden und verstärkt auf Mechanismen zur Kostenbegrenzung implementiert werden (Werkverträge, Bonus-Malus-Regelungen etc.). Durch derartige Maßnahmen lassen sich die Budgetrisiken bei ERP-Projekten reduzieren. Dabei zeigt die Studie „ERP in der Praxis“, dass ca. 75% der ERP-Projekte zumindest weitgehend im Budget bleiben. Bei den restlichen ca. 25% wird das Budget – zum Teil recht deutlich – überschritten.


ERP Kosten

Abbildung 7: Einhaltung des Projektbudgets (ERP Kosten) bei ERP-Projekten

Im Bereich der Hardware-Kosten (ERP Kosten ) je ERP-User stabilisiert sich dagegen offenbar die Lage auf einem Niveau, das bei ca. 75% bis 80% der Anschaffungskosten aus 2000 liegt. Offenbar erfordern die neuen ERP-Technologien (SOA, Web-Services etc.) eine höhere Rechnerleistung, so dass die weiterhin fallenden Preise für Rechnerleistung weitgehend kompensiert werden.

Es bleibt abzuwarten, ob sich der zuletzt zu beobachtende Rückgang der Software- und Beratungskosten (ERP Kosten) fortsetzt. Gegen eine Trendwende spricht der anhaltend scharfe Wettbewerb im ERP-Markt. Die derzeit zu beobachtende Investitionszurückhaltung spricht auch eher für ein weiteres Absinken des Preisniveaus.

Der Personalaufwand für die ERP-Implementierung wird seitens der Anwenderunternehmen vielfach falsch eingeschätzt. Dies reicht von der Zahl der beteiligten Personen über die Dauer der einzelnen Projektphasen bis hin zur Auslastung der Mitarbeiter während des Projektes bzw. des ERP-Betriebs. Die Größe des Projektteams und der Einsatz von externen Beratern hängt ebenso wie die Kosten stark von der Größe (z.B. gemessen an der Anzahl User) und der Komplexität (z.B. gemessen an der Anzahl der eingeführten Module oder an der Zahl der Standorte des Unternehmens) der Projekte ab.

ERP Kosten

Abbildung 8: Personalbedarf im ERP-Projektteam (um Extremwerte bereinigt)

Darüber hinaus hat die Größe der Unternehmen einen sehr signifikanten Einfluss auf die Dauer der ERP-Projekte. Bei kleinen Unternehmen vergeht vom Beginn der Projektarbeit bis zum Produktivstart weniger als ein halbes Jahr. Im „klassischen Mittelstand“ bewegt sich die Projektdauer im Bereich zwischen 8,0 und gut 15,0 Monaten. Bei großen Unternehmen steigt die durchschnittliche Projektlaufzeit auf ca. 1,33 Jahre.

ERP Kosten

Abbildung 9: Mittlere Dauer von Software-Projekten (Auswahl & Einführung)

Im Hinblick auf die Budget- und die Termintreue erleben ERP-Anwender immer wieder böse Überraschungen. Als Ursachen kann man hier, neben den allseits bekannten Schnittstellenproblemen, große Aufwände beim Einrichten bzw. Anpassen von Formularen und Reports sowie – vielfach unerwartete – Probleme bei der Migration von Daten in die neue ERP-Software anführen.

Abseits von Software und Anbieter birgt die ERP-Implementierung aber offenbar auch Herausforderungen auf der Anwenderseite: So stellten zuletzt knapp 20% der ERP-Anwender fest, dass ihr ERP-Projekt durch eine unklare Definition der Anforderungen an die Lösung beeinträchtigt wurde. Dabei hat sich die Quote der Problemfälle in den letzten zehn Jahren mehr als verdoppelt. Hier schlägt sich unter anderem nieder, dass die Anforderungen an eine ERP-Lösung immer komplexer werden, auch weil ERP-Lösungen in immer mehr Unternehmensbereichen zum Einsatz kommen. Darüber hinaus klagen mehr als 20% der Anwender über unzureichende Personal-Ressourcen für die ERP-Implementierung – auch hier mit deutlich steigender Tendenz. Offenbar wird der Aufwand für derartige Projekte weiterhin unterschätzt. Gleichzeitig verfügen Unternehmen heute im Allgemeinen über eine recht knapp bemessene Personaldecke, was die Belastung der Projektmitarbeiter durch das Tagesgeschäft erhöht.

ERP Kosten während der Betriebssphase

Wie die Studie zeigt, haben über 95% der befragten ERP-Anwender einen Wartungsvertrag mit dem betreuenden ERP-Anbieter abgeschlossen. Die Gesamtkosten für die Wartung hängen dabei ebenso wie die Projektkosten in erster Linie von der Größe der ERP-Installation und damit von der Unternehmensgröße ab. Dies ist darauf zurückzuführen, dass das branchenübliche Preismodell die jährlichen Wartungskosten als Anteil der Lizenzkosten berechnet, die wiederum an der Anzahl der ERP-User gemessen werden.

Marktüblich sind im ERP-Markt jährliche Wartungssätze zwischen 12% und 22% der Lizenzpreise wobei sich die Bezugsgröße von Projekt zu Projekt erheblich unterscheiden kann: In vielen Fällen wird zur Berechnung der Wartungsgebühr der Listenpreis der ERP-Lizenzen herangezogen. Je nach Verhandlungssituation wird aber auch der – meist günstigere – Projektpreis der Lizenzen zugrunde gelegt oder der Wartungssatz völlig frei verhandelt.

Offenbar gelingt es den Anwendern bei größeren Projekten zunehmend, den Projektpreis statt des Listenpreises als Bezugsgröße für die Berechnung der Wartung durchzusetzen. Während die jährlichen Wartungsgebühren bei kleineren ERP-Installationen (bis 50 User) jeweils fast exakt bei 500 EURO p.a. liegen, gehen sie in den oberen Größenklassen mit zunehmender User-Zahl kontinuierlich zurück. In der Klasse zwischen 300 und 1.000 ERP-Usern bewegen sich die jährlichen Wartungsgebühren je ERP-User dann noch bei ca. 250 EURO p.a..

ERP Kosten

Abbildung 10: Mittlere Wartungskosten i.A.d. Unternehmensgröße (jeweils aktuellste Angabe aus 2008-2014)

Wie bei allen anderen Aufwandsgrößen auch, steigt der Personaleinsatz für die Administration der ERP-Software sowie die Betreuung der Endanwender mit der Größe der Anwenderunternehmen. Bei Unternehmen bis zu 50 Mitarbeitern schwanken die Angaben sehr stark um den Mittelwert. In vielen Fällen sind die mit der ERP-Administration betrauten Mitarbeiter durch diese Tätigkeit nicht voll ausgelastet, bei anderen sind dagegen sogar mehr als eine Person mit der ERP-Betreuung befasst.

ERP Kosten

Abbildung 11: Personaleinsatz für die ERP-Administration und Anwenderbetreuung (Vollzeitäquivalent p.a.)

Modernisierung von ERP-Systemen

Aus den Daten der Studie ergibt sich ein durchschnittliches Alter der installierten Systeme von 8,9 Jahren – dies entspricht erneut einem Anstieg gegenüber der Voruntersuchung (2012: 8,3 Jahre).

Aus der langen Nutzungsdauer von ERP-Installationen ergibt sich die Notwendigkeit, dass die ERP-Infrastruktur regelmäßig modernisiert wird. Dies erfolgt durch (kleinere) Updates sowie von Zeit zu Zeit durch (größere) Release-Wechsel.

Eine umfassende ERP-Modernisierung im Sinne eines Release-Wechsels erfolgt unter Beibehaltung des vorhandenen ERP-Produktes und damit in der Regel auch des betreuenden ERP-Anbieters. Im Hinblick auf das ERP-Produkt bringt eine umfassende Modernisierung oft den Wechsel auf eine neue Produktgeneration (Release) mit sich. Neben damit verbundenen technologischen Neuerungen bringt eine umfassende Modernisierung oft auch eine relevante Veränderung des Nutzungsumfangs mit sich – etwa durch Ausweitung des ERP-Einsatzes auf neue Anwendungsbereiche im Unternehmen (z.B. CRM, MES, BI). Der Aufwand für eine umfassende Modernisierung bewegt sich oft in einer ähnlichen Größenordnung wie eine Neueinführung. Die Kosten liegen dagegen zumindest im Hinblick auf die Lizenzkosten oft darunter, da die Anbieter für Bestandskunden oft über Sonderangebote unterschiedlichster Art verfügen (z.B. „Anrechnung der Alt-Lizenzen“). Bei „gelebten“ Kunden-Lieferanten-Beziehungen liegt auch der Einführungsaufwand meist unter dem der Neueinführung. Zum einen kennt der Anbieter in diesen Fällen die Gegebenheiten beim Kunden und zum anderen verfügt er i.d.R. über spezifische Werkzeuge, die einen Release-Wechsel erleichtern. In diesen Fällen liegen in der Regel auch die Einführungskosten entsprechend niedriger.

Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass die überwiegende Mehrheit der ERP-Anwender den Release-Zyklen der ERP-Anbieter folgt. Entsprechend liegt das durchschnittliche Alter der aktuell eingesetzten Releases zum Abschluss der Studie bei 1,90 Jahren (2012: 2,03 Jahre). Allerdings wird auch deutlich, dass das durchschnittliche Release-Alter von verschiedenen Faktoren beeinflusst wird: Z.B. steigt das durchschnittliche Release-Alter mit der Komplexität der ERP-Installation. Entsprechend sind die Release-Stände von ERP-Installationen bei kleineren Unternehmen (ca. 65% weisen ein Release-Alter von unter einem Jahr auf) sowie bei Dienstleistungsunternehmen (ca. 75%) überdurchschnittlich aktuell. Dagegen liegt der Anteil ganz aktueller Release-Stände bei größeren Unternehmen (ca. 33%) bzw. in der Industrie (ca. 47%) deutlich niedriger.

Darüber hinaus beeinflusst die Produktpolitik der ERP-Anbieter die Aktivitäten der Anwender im Hinblick auf Release-Wechsel erheblich. Z.T. werden Anwender durch die Beendigung von Wartungsverträgen zum Release-Wechsel „motiviert“. Oder aber sie verzichten ganz auf die Modernisierung der ERP-Infrastruktur, da entweder das Vertrauen in die Zukunft der Produktlinie fehlt oder weil z.B. der Aufwand für die Migration individueller Anpassungen auf den neuen Release-Stand unverhältnismäßig hoch erscheint. Letzteres hängt sowohl mit der Produktstrategie des ERP-Anbieters als auch mit der Technologie der jeweiligen ERP-Lösung zusammen.

Typische Zyklen und übliche Aufwände einer „Modernisierung“ lassen sich damit unter den Aufwandsgrößen bei ERP-Installationen nur mit Vorbehalt festlegen, weil sie von zu vielen Randbedingungen beeinflusst werden. Neben den oben erwähnten Aspekten spielen auch Faktoren eine Rolle, die bereits in der Auswahl- und Einführungsphase ihren Ursprung haben. Um nur ein Beispiel zu nennen: Wenn eine Lösung ausgewählt wurde, die die Anforderungen des Unternehmens nicht bereits im Standard weitgehend abdeckt und deshalb stark angepasst werden muss (Customizing), führt das auch bei Updates und Release-Wechseln zu erhöhten Aufwänden, da die Anpassungen jeweils „nachgezogen“ werden müssen.

Trotz aller Unterschiede von Projekt zu Projekt und von Unternehmen zu Unternehmen, lassen sich auf Basis der Studienergebnisse die typischen Aufwandsgrößen von ERP-Installationen doch recht konkret beziffern. Im Mittelstand beispielsweise kann man mit ca. 6.000 € Anschaffungskosten pro ERP-Arbeitsplatz, einer Projektdauer von ca. 12 Monaten für Auswahl und Einführung und ca. 5 internen Mitarbeitern im Kernteam rechnen. Hinzu kommen im Durchschnitt „zweieinhalb“ externe Teammitglieder. Während der Betriebsphase zahlt ein Mittelständler ca 500 € pro Jahr und Arbeitsplatz für den Wartungsvertrag mit dem Software-Partner und muss „eineinhalb“ Mitarbeiter (Vollzeit) für die Administration der Installation abstellen. Grob geschätzt kann man für notwendige Modernisierungsmaßnahmen außerdem alle fünf Jahre ca. ein Drittel der Anschaffungskosten ansetzen.


ERP Kosten

Abbildung 12: Größen von ERP Kosten bei ERP-Installationen im Mittelstand (50-250 Mitarbeiter)

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