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Wirtschaftlichkeit beim Einsatz von Business Software

Produktion, Warenwirtschaft, Vertrieb, Marketing, Finanzen, Personal – kaum ein Unternehmensbereich kann angesichts des steigenden Wettbewerbsdrucks noch ohne die Unterstützung von Business Software effizient gesteuert und wirtschaftlich betrieben werden. Die entsprechenden Systeme, wie z.B. ERP-, PPS-, CRM-, ECM-Software, werden dabei zunehmend miteinander vernetzt und auch die horizontale Integration entlang der Supply Chain vom Lieferanten bis hin zum Endkunden wird vorangetrieben, um eine möglichst hohe Informationstransparenz auf allen Planungsebenen, sowohl inner- als auch überbetrieblich zu erreichen.
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Abbildung 1: Business Software in der Wertschöpfungskette

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Whitepaper: Wirtschaftlichkeit beim Einsatz von Business Software: Investitionen in Business Software absichern

Wirtschaftlichkeit beim Einsatz von Business Software: Investitionen in Business Software absichern
Autor: Dr. Karsten Sontow, Peter Treutlein, Trovarit AG
Erschienen: 26.11.2014, www.it-matchmaker.com
Dateigröße: 739,76 KB
Schlagworte: Business Software
Produktion, Warenwirtschaft, Vertrieb, Marketing, Finanzen, Personal – kaum ein Unternehmensbereich kann angesichts des steigenden Wettbewerbsdrucks noch ohne die Unterstützung von Business Software effizient gesteuert und wirtschaftlich betrieben werden. Der Einsatz von Business Software birgt also erhebliche Nutzenpotenziale. Demgegenüber stehen allerdings auch erhebliche Aufwände und Risiken. Das Whitepaper zeigt, wie die Gleichung Wirtschaftlichkeit = Nutzen / Aufwand im Bereich Business Software aufgeht.
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ERP-Lösungen kommt im Rahmen der betrieblichen Software-Landschaft dabei eine Sonderrolle zu: Sie dienen als „Single Source of Truth" für die zentralen Stamm- und Bewegungsdaten entlang der Wertschöpfungskette (z.B. Material-, Artikel- und Kundenstamm). Gleichzeitig fungieren ERP-Systeme als „Taktgeber" für die Aktivitäten im Rahmen der inner- und überbetrieblichen Auftragsabwicklung. Ihr Einsatz dient dazu, die Effizienz und Transparenz der Aufgaben und Abläufe im Finanzwesen ebenso wie wesentlicher Bereiche der Auftragsabwicklung (Vertrieb, Waren-/Materialwirtschaft, Produktionsplanung und –steuerung und Projektmanagement) zu steigern.

Vor diesem Hintergrund eignet sich der ERP-Einsatz besonders für eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Wem es gelingt, die Wirtschaftlichkeit über den gesamten Lebenszyklus einer ERP-Lösung sicher zu stellen, der hat gewissermaßen die „hohe Schule" erreicht. ERP-Systeme gehören aufgrund ihrer zentralen Rolle zu den anspruchsvollsten Applikationen der Business Software-Landschaft und ERP-Projekte – egal ob es um eine Ablösung, den Ausbau oder die Einsatzoptimierung im laufenden Betrieb geht – gehören zu den größten Herausforderungen für ein Unternehmen: Sie sind meist mit erheblichen Risiken, hohen ERP Kosten und Aufwänden sowie einer hohen Komplexität behaftet.

Ob eine ERP-Lösung wirtschaftlich betrieben wird, lässt sich in Anlehnung an die bekannte Formel aus der Finanzbuchhaltung ermitteln: Wirtschaftlichkeit = Nutzen / Aufwand. Die Aufwandskategorien lassen sich dabei relativ klar fassen und zum größten Teil auch konkret messen. Es handelt sich z.B. um Anschaffungskosten für Software und Hardware, interne Aufwände für Nutzung und Administration, externe Aufwände für Wartung & Support usw. Die Nutzendimensionen hingegen, wie z.B. Effizienz, Transparenz, Kundenzufriedenheit/-bindung, Prozessqualität, Flexibilität, können eher selten so eindeutig gemessen oder bewertet werden.

ERP Kosten des ERP-Einsatzes

Wie jede Business Software, ist auch ERP immer „Mittel zum Zweck" - ein Werkzeug zur Unterstützung der Unternehmensprozesse. Insofern muss eine Untersuchung des Nutzens von ERP-Software bei den Herausforderungen ansetzen, mit denen Unternehmen heute konfrontiert werden. Schlechtere bzw. unsichere wirtschaftliche Rahmenbedingungen (z.B. Finanzmarkt, Konjunktur) zählen zu den größten Herausforderungen. In Verbindung mit steigenden Kundenanforderungen bei schärferem Wettbewerb und steigenden Kosten werden unternehmerische Spielräume im Sinne von „Reserven" immer geringer. Entsprechend müssen die meisten Unternehmen heute „auf den Punkt" geführt werden. Ein Unterfangen, das sich angesichts einer stark schwankenden Nachfrage und zunehmender Komplexität als ausgesprochen anspruchsvoll darstellt.

Dieser Herausforderung begegnen Unternehmen mit Strategien, die auf unterschiedliche Weise mit der Nutzung einer ERP-Lösung in Verbindung stehen. Besonders im Vordergrund steht dabei das Bestreben, die Beherrschung der Geschäftsprozesse in unterschiedlichen Facetten zu steigern: Die Prozesse sollen schneller, einfacher, flexibler und transparenter werden. Bei größeren Unternehmen spielen diesbzgl. auch die Beherrschung bzw. Reduzierung von Komplexität, die Standardisierung von Prozessen sowie die Vernetzung und Synchronisation standortübergreifender Prozesse eine besondere Rolle.
Aufschluss darüber, welche Unterstützung der Einsatz von ERP-Software bei der Umsetzung dieser Strategien leistet, gibt die Studie "ERP in der Praxis: Anwenderzufriedenheit, Nutzen & Perspektiven 2014/2015", die von der Trovarit und ihren Partnern bereits zum 7. Mal durchgeführt wurde und an der sich knapp 2.400 Anwenderunternehmen beteiligten. Die größten Nutzenbeiträge des ERP-Einsatzes aus Sicht der Studienteilnehmer sind:

  • Nutzenbeiträge im Sinne der Beschleunigung und Vereinfachung von Unternehmensprozessen bzw. der Bereitstellung von Informationen zur Steuerung der Geschäftsprozesse (jeweils über 50% der Teilnehmer) und
  • ein relevanter Beitrag zur Steigerung der Informationsqualität im Unternehmen (über 40% der Teilnehmer).


Demnach tragen ERP-Systeme vor allem dazu bei, korrekte und – für den jeweiligen Anwendungsfall - nützliche Informationen zu liefern, deren Ursprung nachvollziehbar und belegbar bleibt.

ERP Kosten
Abbildung 2: Nutzen von ERP-Systemen (Quelle: Studienbericht „ERP in der Praxis: Anwenderzufriedenheit, Nutzen & Perspektiven 2014/2015")

Anwenderzufriedenheit als Indikator für den Nutzen

Eine weitere wichtige Erkenntnis aus der Studie besteht darin, dass die Zufriedenheit der ERP-Anwender mit der eingesetzten Lösung als Indikator für den Nutzen des ERP-Einsatzes dienen kann: Die Ergebnisse der Studie zeigen deutlich, dass es einen signifikanten Zusammenhang zwischen der Anwenderzufriedenheit und dem Nutzen einer ERP-Lösung für den Anwender gibt. Die Relevanz der „Anwenderzufriedenheit“ für die Bewertung einer ERP-Lösung in der Auswahl- wie auch in der Betriebsphase rührt daher, dass sich die Anwenderzufriedenheit als eher operative Größe recht gut ermitteln lässt. Im Vergleich zu abstrakteren Größen, wie z.B. dem „Nutzen einer ERP-Lösung“, lassen sich aus den Messergebnissen darüber hinaus recht konkrete Schlüsse im Hinblick sowohl auf etwaige Gestaltungs- bzw. Optimierungsmaßnahmen als auch auf deren Konsequenzen für den Nutzen als übergeordnete Größe ziehen.

Die insgesamt 34 Zufriedenheitsaspekte, die im Rahmen der Studie "ERP in der Praxis" untersucht wurden, können in vier Kategorien unterteilt werden: "Implementierungspartner" (z.B. Projektmanagement, Datenübernahme, Schulung), "Projektergebnis" (z.B. Termin- und Budgettreue, Zielerreichung), "System" (u.a. Schnittstellen, Aufwand Datenpflege, internationale Einsetzbarkeit) und "Wartungspartner" (z.B. Account-Management, Support/Hotline, Updates/Release-Wechsel). Der Zusammenhang zwischen diesen Zufriedenheitsgrößen und dem Nutzen einer ERP-Lösung lässt sich aufzeigen, indem man die Differenz der Zufriedenheit zwischen Teilnehmern berechnet, die einen bestimmten Nutzen wahrnehmen bzw. nicht wahrnehmen.

Das Ergebnis dieser Gegenüberstellung legt den Schluss nahe, dass die gemessenen Zufriedenheitsaspekte in ihrer Breite positiv auf zentrale Nutzengrößen wirken, z.B. eine Effizienzsteigerung bei Prozessen und Informationsversorgung aber auch die Reduzierung von IT-Aufwand und Prozesskosten.

Überproportionalen Einfluss haben diesbzgl. vor allem software-bezogene Aspekte, wie die Bedienerfreundlichkeit, Möglichkeiten im Bereich Reporting bzw. Formularwesen, die mobile Einsetzbarkeit sowie die Praktikabilität der Lösung.

Die Auswertung zeigt allerdings auch, dass einige Nutzenaspekte offenbar nur zu Lasten der Anwenderzufriedenheit zu realisieren sind. Dies gilt vor allem für eine „höhere IT-Sicherheit“ sowie eine „einfachere internationale Zusammenarbeit“. Offenbar stellen die Lösungen, die hier einen relevanten Nutzen bieten z.B. relativ hohe Anforderungen an den Anwender und erfordern mehr Aufwand für die Implementierung sowie den Betrieb. Hier muss man sozusagen Zufriedenheit „investieren“ – also Abstriche in Kauf nehmen – wenn man einen bestimmten Nutzen erzielen will.

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Abbildung 3: Korrelation zwischen Zufriedenheit und Nutzen einer ERP-Lösung

Nutzenverluste im ERP-Betrieb

Ein Blick auf die Nutzenpotenziale, die aus Sicht der Anwender im Kontext des ERP-Einsatzes die größte Rolle spielen, zeigt den vielfach qualitativen Charakter des ERP-Nutzens: Klassische Bewertungsansätze, z.B. die Berechnung des Return on Investment (RoI), versagen bei ERP-Installationen regelmäßig, da sich der Nutzen von ERP-Lösungen einer belastbaren monetären Bewertung meist entzieht. Darüber hinaus sind in einem reifen ERP-Anwendermarkt, bei einem ERP-Verbreitungsgrad von über 90% der Unternehmen und langjährigem ERP-Einsatz, viele quantifizierbare Rationalisierungspotenziale bereits gehoben. Insofern muss man insbesondere ERP-Investitionen ggf. eher aus der Perspektive des „Nutzen-Verlustes bei Nicht-Investition" (Loss on Non-Investment/LoNI) betrachten.
Recht deutlich wird der Zusammenhang zwischen nicht getätigten Investitionen und dem Nutzen-Verlust, wenn man das Installationsalter bzw. die Aktualität des eingesetzen Release-Standes berücksichtigt. Die Trovarit-Studie „ERP/Business Software: Nutzenbeitrag der Modernisierung 2011/2012" lieferte hier eindeutige Ergebnisse, die auch durch die diesjährige Studie zur Zufriedenheit bestätigt werden (vgl. Abbildungen 3 und 4): Der Nutzen, den Anwender ihrem eingesetzten ERP-System zubilligen und ihre Zufriedenheit mit zentralen Funktionen und Services nimmt mit steigendem Alter der Installation ab.

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Abbildung 4: Vergleich des Nutzens älterer bzw. moderner ERP-Installationen (Quelle: Studienbericht „ERP/Business Software: Nutzenbeitrag der Modernisierung 2011/2012")

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Abbildung 5: Einfluss der Aktualität des Release-Standes auf ausgewählte Zufriedenheitsaspekte

Es zeigt sich also, dass Investitionen in eine moderne ERP-Infrastruktur erheblichen Einfluss auf zentrale Nutzen- und Zufriedenheitsaspekte haben.

Unzufriedenheit bzw. Kritik von ihren Anwendern ernten ERP-Lösungen für eine Reihe von Problemen, die sich sowohl auf die Technologie der Systeme selbst als auch auf die Dienstleistungen der ERP-Anbieter beziehen. Ganz vorne rangieren Problemfelder, die sich eher auf die ERP-Lösung beziehen: Die „Release-Fähigkeit“, die „Performance“, die „Ergonomie“ und die „Mobile Einsetzbarkeit/Webfähigkeit“ der ERP-Software. Der Aspekt der „Performance" galt lange Zeit als völlig unkritisch, taucht aber seit 2012 im Spitzenfeld der Problembereiche auf. Offenbar steigt der Ressourcenbedarf der Software bei gleichzeitiger Zunahme des zu verarbeitenden Datenvolumens schneller als die Leistungsfähigkeit der IT-Infrastruktur.

Die Häufigkeit der Kritik hat im Bereich der Spitzenthemen im Vergleich zu 2012 um 2-4% abgenommen. Dagegen hat sich die Kritik an der mangelnden Mobilität binnen zweier Jahre nahezu verdoppelt. Daran lässt sich ablesen, dass die mobile Nutzbarkeit von ERP-Lösungen in den letzten beiden Jahren gravierend an Bedeutung gewonnen hat. Die zur Zeit installierten Software-Lösungen können mit dieser sprunghaft gestiegenen Erwartungshaltung offenbar (noch) nicht mithalten.

Bei den Dienstleistungen wird die Reaktionszeit von Hotline bzw. Support sowie z.T. auch der erforderliche Umfang des externen Supports nahezu unverändert oft kritisiert. Leicht zugenommen hat dagegen die Kritik an der Kompetenz der Hotline. Unverändert in der Kritik steht der Aufwand für die Datenpflege sowie die Betriebs- und Wartungskosten mit jeweils knapp 10% der Installationen. Spürbar rückläufig ist schließlich die Kritik an der funktionalen Unterstützung (ca. -3%) und der Datenqualität (ca. -2%). Erfreulich ist schließlich, dass der Anteil der ERP-Installationen, bei denen die Anwender keinerlei relevante Probleme feststellen, um ca. 3% auf gut 30% aller Installationen angestiegen ist.

Insgesamt zeigen die Analysen, dass die Qualität der Verzahnung von Geschäftsprozessen und ERP-Lösung in vielerlei Hinsicht großen Einfluss auf den Nutzen einer ERP-Lösung hat: Eine gute Abbildung der Geschäftsprozesse trägt zur Vereinfachung und Beschleunigung der Prozesse bei, fördert die schnelle und einfache Bereitstellung qualitativ hochwertiger Informationen und das Prozessverständnis. Lassen sich die Prozesse gut mit der ERP-Lösung abbilden, dann leistet ein ERP-System meist auch einen spürbaren Beitrag zur Senkung der Prozesskosten. Demnach haben die Funktionalität der ERP-Software, (z.B. im Hinblick auf die Unterstützung von branchenspezifischen Aufgabenstellungen) und die Verknüpfung der Lösungsbausteine gemäß der jeweiligen Prozesskette (z.B. über Workflow-Engines) einen sehr starken Einfluss auf den Nutzen der ERP-Installation.

In eine ähnliche Richtung wirkt die Flexibilität bzw. Anpassbarkeit einer ERP-Lösung. Dabei scheinen technologisch „jüngere“ Lösungen – möglicherweise auch indirekt, auf dem Umweg über ein benutzerfreundliches GUI und flexiblere Software-Architekturen insbesondere Vorteile im Hinblick auf eine schnelle und einfache Informationsbereitstellung zu bieten. Über diese Brücke lässt sich auch der große Einfluss des Wartungskonzeptes auf die Informationsbereitstellung erklären: Bewährt sich die Wartung, dann wird eine ERP-Installation erfahrungsgemäß öfter aktualisiert bzw. besser auf dem neuesten Stand gehalten.

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