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Hohe Schule: ERP-Systeme wirtschaftlich betreiben

Kaum ein Unternehmensbereich kann angesichts der heutigen Anforderungen durch steigende Digitalisierung und immer stärkeren Wettbewerbsdruck noch ohne die Unterstützung von Business Software (wie ERP, CRM, ECM/DMS etc.) effizient gesteuert und wirtschaftlich betrieben werden. Aber auch der Einsatz von Business Software selbst muss letztendlich unter Wirtschaftlichkeitsaspekten betrachtet werden: Die Aufwände für Anschaffung, Pflege, regelmäßige Optimierung etc. und der Nutzen, wie z.B. die Beschleunigung und Vereinfachung von Unternehmensprozessen und die Steigerung der Informationsqualität im Unternehmen, müssen sich die Waage halten.

ERP-Lösungen kommt im Rahmen der betrieblichen Software-Landschaft eine zentrale Rolle zu: Sie dienen als „Single Source of Truth" für die zentralen Stamm- und Bewegungsdaten entlang der Wertschöpfungskette (z.B. Material-, Artikel- und Kundenstamm). Gleichzeitig fungieren ERP-Systeme als „Taktgeber" für nahezu alle Aktivitäten im Rahmen der inner- und überbetrieblichen Auftragsabwicklung. Ihr Einsatz dient dazu, die Effizienz und Transparenz der Aufgaben und Abläufe im Finanzwesen ebenso wie wesentliche Bereiche der Auftragsabwicklung (Vertrieb, Waren-/Materialwirtschaft, Produktionsplanung und –steuerung und Projektmanagement) zu steigern.


ERP-Software gehört aufgrund ihrer Charakteristik zu den anspruchsvollsten Applikationen der Business Software-Landschaft und ERP-Projekte – egal ob es um eine Ablösung, den Ausbau oder die Einsatzoptimierung im laufenden Betrieb geht – gehören zu den größten Herausforderungen für ein Unternehmen: Sie sind meist mit erheblichen Risiken, hohen Kosten und Aufwänden sowie einer hohen Komplexität behaftet. Wie bei allen betrieblichen Infrastrukturen muss auch bei einer ERP-Lösung das Verhältnis von Nutzen und Aufwand stimmen.

Nutzen von ERP-Lösungen

Wirtschaftlichkeitsaspekte von ERP-Installationen

Die Nutzenaspekte des ERP-Einsatzes können allerdings nur selten eindeutig gemessen oder bewertet werden. Sie lassen sich vor allem durch den Beitrag umschreiben, den eine ERP-Lösung zur besseren Beherrschung der Geschäftsprozesse von Unternehmen leistet. Demnach können die Prozesse durch den ERP-Einsatz schneller, einfacher, flexibler und transparenter werden. Bei größeren Unternehmen spielt diesbzgl. auch die Beherrschung bzw. Reduzierung von Komplexität, die Standardisierung von Prozessen sowie die Vernetzung und Synchronisation standort- und länderübergreifender Prozesse eine besondere Rolle.

Aufschluss darüber, welche Unterstützung der Einsatz von ERP-Software bei der Umsetzung dieser Strategien leistet, gibt die Studie "ERP in der Praxis: Anwenderzufriedenheit, Nutzen & Perspektiven 2014/2015", an der sich knapp 2.400 Anwenderunternehmen beteiligten. Die größten Nutzenbeiträge des ERP-Einsatzes aus Sicht der Studienteilnehmer sind demnach Nutzenbeiträge im Sinne der Beschleunigung und Vereinfachung von Unternehmensprozessen. Darüber hinaus tragen ERP-Systeme vor allem dazu bei, korrekte und – für den jeweiligen Anwendungsfall - nützliche Informationen zu liefern, deren Ursprung nachvollziehbar und belegbar bleibt.

Nutzen von ERP-Software aus Anwendersicht

Für den Nutzen, den eine ERP-Software im konkreten Fall stiftet, ist eine Vielzahl von Aspekten ausschlaggebend: So ist z.B. die Verfügbarkeit entsprechender Software-Funktionen Voraussetzung dafür, ob die jeweiligen Geschäftsprozesse überhaupt unterstützt werden können. Dies schließt neben branchentypischen Aufgaben auch die Möglichkeiten für Analysen und Reporting sowie die Abbildung länderspezifischer Besonderheiten, z.B. im Finanz- und Personalwesen ein. Auch beeinflussen die Gestaltung der Benutzeroberfläche sowie die Performance der Software in hohem Maße die Effizienz, mit der ein ERP-gestützter Geschäftsprozess bearbeitet werden kann. Und schließlich sind Technologie und Architektur der ERP-Software maßgeblich dafür verantwortlich, wie bzw. mit welchem
Aufwand eine ERP-Lösung an sich ändernde Anforderungen angepasst werden kann.

Aufwand von ERP-Lösungen

Bei der Bewertung des ERP-Einsatzes lassen sich die relevanten Aufwandskategorien relativ klar fassen und zum größten Teil auch konkret messen. Es handelt sich z.B. um Anschaffungskosten für Software, Hardware und Dienstleistungen zur Software-Einführung, interne Personalaufwand für Implementierung, Schulung, Nutzung und Administration sowie laufende bzw. regelmäßige Kosten für Wartung, Support und Modernisierung der Software.

Dabei ist festzustellen, dass es DEN einen Marktpreis für einen ERP-Arbeitsplatz nicht gibt. Erfahrungsgemäß schwanken sämtliche Kostenpositionen bei ERP-Projekten in erheblichem Maße. Dies ist zum großen Teil mit sehr unterschiedlichen Anforderungen und Randbedingungen bei einzelnen Projekten zu erklären: Dazu zählen z.B. unterschiedliche Installationsgrößen (Anzahl der ERP-Arbeitsplätze), der implementierte Leistungsumfang (Funktionsspektrum) oder Organisationsstrukturen (z.B. Anzahl Standorte, Länder).

Aufwand für ERP-Einführung und -Betrieb im Mittelstand

Dennoch bietet die Trovarit-Studie „ERP in der Praxis 2014/2015“ Anhaltspunkte für die wesentlichen Aufwands- bzw. Kostengrößen von ERP-Anschaffung und –Betrieb. Demnach liegen die Anschaffungskosten einer ERP-Installation im Mittelstand (Unternehmen zwischen 50 und 250 Mitarbeiter) fast immer im sechs-stelligen Bereich, nicht selten mit Tendenz nach oben. Dabei bewegt sich der interne Personalaufwand der ERP-Einführung in der Größenordnung von Personenjahren.

Bei üblichen Wartungssätzen zwischen 12% und 22% der Lizenzpreise liegen die jährlichen Wartungskosten im fünf-stelligen EURO-Bereich und der interne Personalaufwand für die ERP-Administration und –Support bewegt sich in der Größenordnung einer Vollzeitstelle. Hinzu kommen regelmäßige Modernisierungsinvestitionen von beträchtlicher Größenordnung, z.B. anlässlich größerer Release-Umstellungen.

Wirtschaftlichkeit von ERP-Lösungen

Ein Blick auf die Nutzenpotenziale, die aus Sicht der Anwender im Kontext des ERP-Einsatzes die größte Rolle spielen, zeigt den vielfach qualitativen Charakter des ERP-Nutzens. Klassische Bewertungsansätze, z.B. die Berechnung des Return on Investment (RoI), versagen bei ERP-Installationen regelmäßig, da sich ein großer Teil des Nutzens von ERP-Lösungen einer belastbaren monetären Bewertung entzieht. Relativ einfach zu quantifizierende Rationalisierungspotenziale sind in einem reifen ERP-Anwendermarkt, mit einem ERP-Verbreitungsgrad von über 90% der Unternehmen und langjährigem ERP-Einsatz, vielfach bereits gehoben. Insofern ist ein wesentlicher Nutzen von Ersatz- aber auch Erweiterungsinvestitionen im ERP-Umfeld eher der Erhalt des erreichten Rationalisierungsniveaus als z.B. eine signifikante Effizienzsteigerung.

Angesichts einer steigenden Komplexität von Organisationsstrukturen (z.B. Internationalisierung, Regulierung) stellt allerdings schon der Erhalt des vorhandenen Rationalisierungsniveaus einen fundamentalen Nutzen der ERP-Investition dar. Insofern ist die Wirtschaftlichkeit einer ERP-Investition eher aus der Perspektive des „Nutzen-Verlustes bei Nicht-Investition“ (Loss on Non-Investment/LoNI) als aus der klassischen RoI-Perspektive zu betrachten.

 Artikel weiterlesen: Investitionssicherheit bei ERP-Lösungen


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