Das Ergebnis der ERP-Auswahl ist in der Regel ein Vertragswerk mit dem zukünftigen ERP-Lieferanten, der die Überlassung der Nutzungsrechte an der Software (Lizenzvertrag), die Einführung (Beratungsvertrag) und die Wartungsleistungen (Wartungsvertrag) festlegt sowie die entsprechenden Konditionen festschreibt. Davor steht mit dem ERP Vergleich ein mehrstufiger Prozess, um die passende ERP Lösung und den richtigen Anbieter für die nächsten Schritte zu identifizieren. Denn welche der 1.600 ERP Lösungen auf dem deutschen Markt ist die richtige für Ihr Unternehmen?
Die ERP-Software ist letztlich ein Werkzeug zur Unterstützung der Geschäftsprozesse. Vor dem Hintergrund der Projektziele, der technologischen Randbedingungen (z.B. IT-Strategie) und des geplanten Einsatzbereichs der ERP-Lösung werden die Anforderungen an die ERP-Lösung daher aus den Geschäftsprozessen und Informationsflüssen abgeleitet und in einem mehr oder weniger umfangreichen Lastenheft dokumentiert. In vielen ERP-Projekten setzt dies eine Prozessanalyse voraus, deren zweckmässiger Umfang und Detaillierungsgrad allerdings stark variieren kann.
Das Lastenheft dient als Grundlage für den ERP Vergleich. Die Anforderungen müssen mit dem Leistungsprofil der Lösungen abgeglichen werden. Möglichst viele Anforderungen sollten ohne aufwendige Anpassungsprogrammierung bereits im Standard erfüllt werden.
Angesichts der Vielfalt des ERP-Marktes setzt die intensivere Auseinandersetzung mit einigen wenigen ERP-Lösungen im ERP Vergleich eine Eingrenzung der Kandidaten voraus. Eine erste Übersicht bieten an dieser Stelle eine Reihe von Fachmessen und -veranstaltungen sowie Anbieterverzeichnisse. Darüber hinausgehende wertvolle Informationen für den ERP Vergleich bieten Evaluationsplattformen, wie z.B. der IT-Matchmaker.
Der erste ERP Vergleich über den IT-Matchmaker konzentriert sich zunächst auf die technologischen und funktionellen Anforderungen. Da auch der jeweilige Implementierungspartner in diesem Zusammenhang eine grosse Rolle spielt, werden für den ERP Vergleich auch Informationen zu Referenzen bzw. Erfahrungen in spezifischen Branchen herangezogen.
Im Rahmen der Ausschreibung werden die Anforderungen den in Frage kommenden ERP-Anbietern übergeben und bei Bedarf erläutert. Die ERP-Anbieter erarbeiten bzw. präsentieren in der Regel ihre Lösungsvorschläge. Dabei verschaffen sie sich meist auch ein Bild der Anpassungsbedarfs der ERP-Software und unterbreiten auf dieser Grundlage ein erstes Angebot.
Der Kostenaspekt spielt für den ERP Vergleich natürlich eine entscheidende Rolle. Wichtig ist hierbei, dass die Kostenangaben direkt vergleichbar sind, daher werden z.B. im IT-Matchmaker konkrete Positionen abgefragt, die übersichtlich in den ERP Vergleich eingehen können.
Am Ende der ERP-Auswahl steht die Verhandlung der ERP-Verträge mit ein bis maximal drei Anbietern. Bei komplexeren ERP-Projekten ist hierfür meist noch eine genauere Beschreibung von unternehmensspezifischen Anpassungen der Software erforderlich, ohne die der Anbieter den Programmier- und Beratungsaufwand nicht kalkulieren kann. Z.T. erfolgt in dieser Phase noch eine juristische Prüfung des Vertragswerks sowie die Ausgestaltung der Projektfinanzierung mit Banken oder Leasinggesellschaften.
Die eigentliche Investitionsentscheidung im Rahmen eines ERP-Projektes kann man sich wie einen „Trichter" vorstellen: Ausgehend von einem Lastenheft, das die unternehmensspezifischen Anforderungen an die ERP-Software und die Dienstleistungen des ERP-Anbieters zumindest grob spezifiziert, wird zunächst ein grober ERP Vergleich durchgeführt und dann der Markt sukzessive eingegrenzt. Dabei verändern sich inhaltliche Schwerpunkte und Charakter der Auswahlentscheidung in den einzelnen Projektphasen.
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