Kaum ein Unternehmensbereich kann angesichts der heutigen Anforderungen durch steigende Digitalisierung und immer stärkeren Wettbewerbsdruck noch ohne die Unterstützung von Business Software (wie ERP, CRM, ECM/DMS etc.) effizient gesteuert und wirtschaftlich betrieben werden. Aber auch der Einsatz von Business Software selbst muss letztendlich unter Wirtschaftlichkeitsaspekten betrachtet werden: Die Aufwände für Anschaffung, Pflege, regelmässige Optimierung etc. und der Nutzen, wie z.B. die Beschleunigung und Vereinfachung von Unternehmensprozessen und die Steigerung der Informationsqualität im Unternehmen, müssen sich die Waage halten.
ERP-Lösungen kommt im Rahmen der betrieblichen Software-Landschaft eine zentrale Rolle zu: Sie dienen als „Single Source of Truth" für die zentralen Stamm- und Bewegungsdaten entlang der Wertschöpfungskette (z.B. Material-, Artikel- und Kundenstamm). Gleichzeitig fungieren ERP-Systeme als „Taktgeber" für nahezu alle Aktivitäten im Rahmen der inner- und überbetrieblichen Auftragsabwicklung. Ihr Einsatz dient dazu, die Effizienz und Transparenz der Aufgaben und Abläufe im Finanzwesen ebenso wie wesentliche Bereiche der Auftragsabwicklung (Vertrieb, Waren-/Materialwirtschaft, Produktionsplanung und -steuerung und Projektmanagement) zu steigern.
ERP-Software gehört aufgrund ihrer Charakteristik zu den anspruchsvollsten Applikationen der Business Software-Landschaft und ERP-Projekte – egal ob es um eine Ablösung, den Ausbau oder die Einsatzoptimierung im laufenden Betrieb geht – gehören zu den grössten Herausforderungen für ein Unternehmen: Sie sind meist mit erheblichen Risiken, hohen Kosten und Aufwänden sowie einer hohen Komplexität behaftet. Wie bei allen betrieblichen Infrastrukturen muss auch bei einer ERP-Lösung das Verhältnis von Nutzen und Aufwand stimmen.
Die Nutzenaspekte des ERP-Einsatzes können allerdings nur selten eindeutig gemessen oder bewertet werden. Sie lassen sich vor allem durch den Beitrag umschreiben, den eine ERP-Lösung zur besseren Beherrschung der Geschäftsprozesse von Unternehmen leistet. Demnach können die Prozesse durch den ERP-Einsatz schneller, einfacher, flexibler und transparenter werden. Bei grösseren Unternehmen spielt diesbzgl. auch die Beherrschung bzw. Reduzierung von Komplexität, die Standardisierung von Prozessen sowie die Vernetzung und Synchronisation standort- und länderübergreifender Prozesse eine besondere Rolle.
Die seit 2004 im DACH Raum von der Trovarit AG durchgeführte Studie "ERP in der Praxis" stellt die Zufriedenheit der Anwender mit der eingesetzten ERP-Lösung in den Mittelpunkt der Untersuchung - ein bestimmender Faktor dafür und immer wieder eine zu überwindende Hürde sind u.a. die Investitionskosten bei der ERP-Installation. Die Studie liefert somit ein Barometer für die Stimmungslage der Anwender von ERP-Systemen und schlüsselt wesentliche Einflussfaktoren vor dem Hintergrund aktueller Entwicklungen auf. Mit bisher über 15.000 Teilnehmerunternehmen ist die Trovarit-Studie „ERP in der Praxis“ der weltweit grösste Erfahrungsaustausch von ERP-Anwendern.
Die Analyse der Studienergebnisse zeigt, dass die Projektbudgets sehr stark von der Grösse der Installationen im Sinne der Anzahl der ERP-Arbeitsplätze abhängen. Dies liegt nicht zuletzt in den üblichen Preismodellen begründet, wonach der Preis für die Software-Lizenzen in Abhängigkeit der ERP-User („ERP-Arbeitsplätze“) berechnet wird. Es wird deutlich, dass sich die Investitionen in Software bzw. Implementierungsdienstleistungen ganz grob im Verhältnis 1:1 bewegen. Bei den kleineren Unternehmen sind die Lizenzkosten etwas höher, bei den grösseren Unternehmen sind dagegen die Beratungskosten grösser als die Lizenzkosten.
Schliesslich zeigt die Analyse, dass ERP-Projekte in allen Grössenklassen mit relativ grossen Investitionen verbunden sind.
Auf Basis der erhobenen Daten wurde versucht, Regelmässigkeiten in Bezug auf die effektiven Projektkosten zu ermitteln. Für rund die Hälfte der Studienteilnehmer liegen vollständige Kostendaten vor. In Bezug auf die Hardware-Kosten müssen eine Dunkelziffer sowie unterschiedliche Berechnungsgrundlagen berücksichtigt werden, was eine abschliessende Interpretation der Daten nur eingeschränkt erlaubt.
Im Interesse der Vergleichbarkeit ist angesichts der starken Abhängigkeit der ERP-Investitionen von der Projektgrösse eine Normierung der Investitionen auf den ERP-Arbeitsplatz („User“) notwendig. Dabei zeigen die Auswertungen zunächst einmal sehr deutlich, dass sämtliche Kostenpositionen bei ERP-Projekten in extremem Masse schwanken. Dies ist einerseits mit sehr unterschiedlichen Anforderungen und Randbedingungen bei einzelnen Projekten zu erklären. Gleichzeitig fehlt aber auch vielfach jegliche Kostentransparenz und damit die Vergleichbarkeit, so dass es keinen konkreten Marktpreis für einen ERP-Arbeitsplatz gibt.
Unter diesem Vorbehalt können die Investitionen bei umfassenderen ERP-Projekten ganz grob mit ca. 4.350 EURO je ERP-Arbeitsplatz angesetzt werden. Dabei sind die Hardware-Investitionen ausgeklammert. Auch handelt es sich um einen Durchschnittswert auf der Basis der Preise zum Zeitpunkt der Investition. Entsprechend sind weder Inflationseffekte noch grundlegende Preisveränderungen berücksichtigt. Diese Einschränkung gilt für alle nachfolgenden Aussagen zu Kostengrössen von ERP-Projekten.
Die Analysen zeigen, dass die Software-Kosten je ERP-Arbeitsplatz mit zunehmender Installationsgrösse kontinuierlich sinken. Bei kleineren Installationen (5-9 User) liegen die Software-Kosten zwischen 2.700 und 3.000 EURO je ERP-User. Bei grossen Installationen (300 bis 1.000 User) liegen sie mit durchschnittlich 1.300 EURO spürbar niedriger. Hier zeigt sich, dass bei grösseren Installationen zum Teil erhebliche Preisnachlässe im Sinne von „Mengenrabatten“ greifen.
Im Bereich der Implementierungs- bzw. Beratungskosten ergibt sich dagegen tendenziell ein gegenläufiger Trend: Die Implementierungskosten je ERP-Arbeitsplatz steigen in den Grössenkategorien bis 100 Usern kontinuierlich an. Dies ist mit der steigenden Komplexität der Projekte und einem überproportional steigenden Koordinations- und Abstimmungsaufwand begründbar. Erst bei den sehr grossen ERP-Projekten sinken die Beratungskosten je User dann wieder – allerdings in einem deutlich geringeren Umfang als die Software-Kosten.
Im Gegensatz zur Zahl der ERP-Arbeitsplätze hat der Leistungsumfang im Sinne des „abgedeckten Funktionsspektrums der ERP-Software“ einen deutlich geringeren Einfluss auf den Software-Preis während die Dienstleistungsinvestitionen je ERP-Arbeitsplatz mit zunehmendem Funktionsumfang der Software wiederum spürbar steigen. Auch hier sind die steigende Komplexität der Installation sowie der daraus resultierende Abstimmungs- und Beratungsaufwand als Ursache anzuführen.
Eine Analyse der – nicht inflationsbereinigten - Preisentwicklung über die vergangenen 15 Jahre ergibt schliesslich folgendes Bild:
Der zuletzt zu beobachtende Rückgang der Software- und Beratungskosten lässt sich nicht alleine durch den anhaltend scharfen Wettbewerb im ERP-Markt begründen. Der Wettbewerb müsste bei den wesentlich „elastischeren“ Lizenzpreisen deutlich stärkere Spuren hinterlassen. Angesichts einer Investitionsneigung, die sich in den letzten Jahren auf sehr hohem Niveau bewegt, konnten sich die ERP-Anbieter vielfach über steigende Honorare freuen. Angesichts einer hohen Auslastung des Personals war zudem die Verhandlungsbereitschaft zuletzt geringer als noch vor einigen Jahren. Es ist daher anzunehmen, dass sich in der o.g. Auswertung die Tatsache auswirkt, dass der Anteil kleinerer Installationen bei den Installationen jüngeren Datums überproportional hoch ist. Bei den kleineren Installationen fallen die Aufwände für die Implementierung der ERP-Software den Angaben zufolge deutlich geringer aus als bei grösseren Installationen.
ERP-Projekte stehen oftmals im Ruf, dass Budgetvorgaben und Ecktermine der Einführung drastisch überschritten werden. Den Teilnehmern der Studie zufolge sind Termin und Budgetüberschreitungen in der Tat bei gut 50% der ERP-Projekte festzustellen. Allerdings bewegen sich 35% der Projekte in einem Korrridor zwischen 5% und 35% Budgetüberschreitung.
Demnach sind die Zeiten offenbar vorbei, in denen ERP-Anbieter auf der Basis einer niedrig angesetzten Abschätzung des Implementierungsaufwandes mittels eines unverbindlichen Dienstvertrags beauftragt wurden, um dann „nach Aufwand“ solange abzurechnen bis das Projekt endlich abgeschlossen werden konnte. Bei derartigen Konstellationen wurden die ursprünglichen Budgets oft und weit überschritten. Gleichzeitig hat niemand mehr so genau wissen wollen, wieviel Geld die ERP-Einführung am Ende wirklich gekostet hat. Heute bemühen sich Anwender verstärkt um ein stringenteres Management der ERP-Projekte und gründen ihre ERP-Einführung auf deutlich verblindlichere Planungen und Verträge.
Angesichts der relativ grossen Investitionen sind aber auch Budgetüberschreitungen von „nur 25%“ sicherlich nicht der Weisheit letzter Schluss. Die Budget- und Termintreue hat – auch nüchtern betrachtet – offenbar „noch Luft nach oben“.
Ein Blick auf die Nutzenpotenziale, die aus Sicht der Anwender im Kontext des ERP-Einsatzes die grösste Rolle spielen, zeigt den vielfach qualitativen Charakter des ERP-Nutzens. Klassische Bewertungsansätze, z.B. die Berechnung des Return on Investment (RoI), versagen bei ERP-Installationen regelmässig, da sich ein grosser Teil des Nutzens von ERP-Lösungen einer belastbaren monetären Bewertung entzieht. Relativ einfach zu quantifizierende Rationalisierungspotenziale sind in einem reifen ERP-Anwendermarkt, mit einem ERP-Verbreitungsgrad von über 90% der Unternehmen und langjährigem ERP-Einsatz, vielfach bereits gehoben. Insofern ist ein wesentlicher Nutzen von Ersatz- aber auch Erweiterungsinvestitionen im ERP-Umfeld eher der Erhalt des erreichten Rationalisierungsniveaus als z.B. eine signifikante Effizienzsteigerung.
Angesichts einer steigenden Komplexität von Organisationsstrukturen (z.B. Internationalisierung, Regulierung) stellt allerdings schon der Erhalt des vorhandenen Rationalisierungsniveaus einen fundamentalen Nutzen der ERP-Investition dar. Insofern ist die Wirtschaftlichkeit einer ERP-Investition eher aus der Perspektive des „Nutzen-Verlustes bei Nicht-Investition“ (Loss on Non-Investment/LoNI) als aus der klassischen RoI-Perspektive zu betrachten.
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