Der Lebenszyklus eines Dokuments spiegelt sich in den Geschäftsprozessen wider, in denen es Verwendung findet. Geschäftsprozesse erzeugen, veröndern und vernichten Dokumente. Umgekehrt lösen Dokumente Geschäftsprozesse aus und steuern sie.
Ein umfassendes ECM / DMS begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, von der Entstehung bis hin zu seiner definierten Vernichtung.
Je nach der individuellen Aufgabenstellung im Unternehmen, kann es aber auch sinnvoll und hilfreich sein, nur einzelne Phasen dieses Lebenszyklus durch entsprechende Lösungen zu unterstützen.
Häufig eingesetzt werden z.B. spezielle Lösungen für
Besonders interessant, wenn in einem Unternehmen viele Papierdokumente erfasst werden sollen. Mit Hilfe von Texterkennung (OCR, ICR oder HCR) kann der Volltext extrahiert und zusammen mit geeigneten Metadaten (z.B. Autor, Dokumenttyp, Quelle, Schlagwörter) an das gescannte Dokument gehängt werden. Über Suche in den Metadaten oder auch im Volltext können Dokumente schnell gefunden und weiterverarbeitet werden.
Zum Funktionsspektrum von Input Management Systemen gehören typischerweise:
Elektronisch abgelegte oder archivierte Dokumente werden hier für die Ausgabe bzw. den Versand (Brief, E-Mail, Fax etc.) aufbereitet. Dabei können Informationen aus dem DMS zu einem neuen Dokument konsolidiert werden, z.B. für Angebote.
Zum Funktionsspektrum von Output Management Systemen gehören z.B.:
Sämtliche Elektronischen Dokumente werden hier vewaltet. Sie stehen allen Anwendern mit der erforderlichen Berechtigung zur Verfügung. Das können kaufmännische Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Angebote etc.) aber auch technische Dokumente (Konstruktionszeichnungen, Stücklisten, Quell-Code etc.) sein.
Besondere Beachtung findet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie z.B. GdPDU / GoBS oder die Revisionssicherheit.
Das typische Funktionsspektrum eines Systems für die Elektronische Ablage und Archivierung umfasst z.B.:
Hier geht's zur Auswahl einer ECM/DMS-Lösung