ERP Lösungen im Mittelstand: „... darf es auch etwas weniger sein?"

Vom Wettbewerb getrieben, werden Transparenz und Effizienz auch im Mittelstand immer wichtiger. Viele Mittelständler begegnen dieser Herausforderung mit der Einführung neuer ERP Lösungen. Der Mittelstand fordert dabei zunehmend eine durchgängigere IT-Unterstützung. Bei hoher Flexibilität und Praktikabilität der ERP Lösungen sollen die wichtigsten Unternehmensbereiche, z.B. das Finanzwesen und Controlling, der Vertrieb, die Auftragsabwicklung sowie ggf. die Lager- bzw. Materialwirtschaft und die Produktion durch die ERP Lösungen unterstützt werden. Wenn es jedoch um die Erfahrungen mit der eingesetzten ERP Lösung geht, äußern sich Unternehmen oft im Sinne von „Zu komplex", „geringe Flexibilität", „aufwändige Datenpflege", „mangelnde Benutzerführung", „zu teuer im Systembetrieb".

Mittelstandsgerechte ERP Lösungen 

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, welche ERP Lösungen für mittelständische Unternehmen geeignet sind bzw. ob es überhaupt mittelstandgerechte ERP Lösungen gibt?

Um es vorweg zu nehmen: Es gibt durchaus eine Reihe von ERP Lösungen, die sich für mittelständische Unternehmen eignen. Allerdings gibt es genauso wenig DIE mittelstandsgerechte ERP Lösung wie es DEN Mittelstand gibt. Zum einen unterscheiden sich die Anforderungen an ERP Lösungen in Dienstleistung, Handel und Industrie in Punkto Umfang und Funktionalität oft gravierend. Zum anderen ist der Begriff „Mittelstand" durchaus dehnbar: Gemäß der aktuellen EU-Definition reicht der Mittelstand bis zu einer Unternehmensgröße von 250 Mitarbeitern, während sich viele Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern ohne zu zögern selbst ebenso dem Mittelstand zurechnen würden, wie dies ein Schlossereibetrieb mit weniger als 50 Mitarbeitern macht.

Konzentriert man sich auf Unternehmen unter 250 Mitarbeitern, dann lassen sich bei allen Unterschieden einige Gemeinsamkeiten feststellen, die im Hinblick auf den Einsatz von ERP Lösungen von Bedeutung sind:

• Flexibilität und bedingungslose Kundenorientierung werden als Wettbewerbvorteil gegenüber Großunternehmen hochgehalten: Die Formalisierung von Abläufen und Produktunterlagen ist relativ gering.
• IT-Infrastruktur wird als „Notweniges Übel" betrachtet: Eng begrenzte Investitionsbudgets fließen vorrangig in Produkte und Märkte.
• Begrenzte Personalkapazität im IT-Bereich: Die Betreuung der IT-Infrastruktur (z.B. Anwender-Support, Datenpflege und kleinere Anpassungen) wird „nebenher erledigt" und/oder an Freiberufler delegiert.
• Fehlende Erfahrung mit ERP Lösungen: Größere Unternehmen haben in der Regel bereits eine ERP-Einführung hinter sich während das Thema für kleinere Unternehmen oft Neuland ist. Das Anwendungs-Know-how beschränkt sich hier vor allem auf „Office"-Produkte.

Diese Eigenschaften sind in der Regel umso stärker augeprägt, je kleiner die Unternehmen sind. Sie stehen in mancherlei Hinsicht im Widerspruch zu einigen grundsätzlichen Anforderungen, die sich aus dem Einsatz von ERP Lösungen ableiten lassen:

• Der Einsatz von ERP Lösungen setzt in der Regel recht klar definierte Arbeitsabläufe im Unternehmen voraus. Fehlen diese, lässt sich die Funktionalität der Software kaum auf die Belange eines Unternehmens ausrichten.
• In gleichem Maße müssen Produktpalette und -strukturen (Stücklisten), Kostenstellen und Buchungskreise, Material-, Lieferanten- und Kundeninformationen sinnvoll strukturiert werden, damit sie sich in den ERP Lösungen abbilden lassen.
• Auch bringt ein verstärkter Software-Einsatz mit sich, dass der Geschäftsalltag wesentlich stärker von der reibungslosen Funktionsweise der ERP Lösungen abhängt. Entsprechend höhere Aufmerksamkeit - und damit auch Personal- und Finanzaufwand - muss der Pflege und Wartung des Systems gewidmet werden.
• Schließlich entscheidet die Qualifikation und Disziplin der Mitarbeiter im Umgang mit der ERP Lösung maßgeblich mit darüber, ob sich durch den ERP-Einsatz die gewünschten Erfolge erzielen lassen. Hier gilt noch stärker als beim gewohnten Karteikasten oder der Aktenablage: „Ordnung ist das halbe Leben".

Dabei gilt erfahrungsgemäß die Regel: „Je umfassender der Software-Einsatz, umso höher sind die Anforderungen an eine strukturierte Organisation, qualifiziertes Personal und das IT-Budget".

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