Die Auswahl einer neuen Business-Lösung ist niemals Selbstzweck, sondern zielt immer auf die Implementierung und die Inbetriebnahme der neuen Lösung. Die Aktivitäten zur Evaluation einer neuen ERP-Lösung sollten daher auch immer im direkten Bezug zur anschließenden Einführung stehen. Die in der Auswahlphase erarbeiteten Ergebnisse leisten einen wichtigen Beitrag zu einer sicheren und zielgerichteten Implementierung und haben großen Einfluss auf die Erreichung der inhaltlichen, monetären und zeitlichen Ziele.
Vor dem Hintergrund der vielen Variablen stellt sich die Frage, welche Aufgaben im Rahmen der ERP-Auswahl überhaupt bearbeitet werden (sollten)? Das Ergebnis der ERP-Auswahl ist in der Regel ein Vertragswerk mit dem zukünftigen ERP-Lieferanten, der die Überlassung der Nutzungsrechte an der Software (Lizenzvertrag), die Einführung (Beratungsvertrag) und die Wartungsleistungen (Wartungsvertrag) festlegt sowie die entsprechenden Konditionen festschreibt (vgl. IT-Matchmaker Vertrag-Check). Für den Beratungsvertrag ist außerdem die Projektierung der Einführung notwendig. Hierbei geht es vor allem um den Anpassungsumfang, der an der ERP-Software notwendig ist, um relevante Projektmeilensteine sowie um die Festlegung der Projektbeteiligten.
Nüchtern betrachtet handelt es sich bei der ERP-Auswahl um ein Investitionsprojekt. Es geht darum, eine geeignete ERP-Software und einen kompetenten ERP-Lieferanten zu finden, der die ERP-Software zu einem angemessenen Preis liefert, einführt und wartet. Wie bei jedem Investitionsvorhaben sind dazu folgende Aufgaben zu bewältigen:
Die ERP-Software ist letztlich ein Werkzeug zur Unterstützung der Geschäftsprozesse. Vor dem Hintergrund der Projektziele, der technologischen Randbedingungen (z.B. IT-Strategie) und des geplanten Einsatzbereichs der ERP-Lösung werden die Anforderungen an die ERP-Lösung daher aus den Geschäftsprozessen und Informationsflüssen abgeleitet und in einem mehr oder weniger umfangreichen Lastenheft dokumentiert. In vielen ERP Projekten setzt dies eine Prozessanalyse voraus, deren zweckmäßiger Umfang und Detaillierungsgrad allerdings stark variieren kann. (vgl. IT-Matchmaker Lastenheftvorlage)
Insbesondere aus der Sicht mittelständischer Unternehmen ist der ERP-Markt recht vielfältig: So finden sich in Deutschland mehr als 200 ERP-Produkte von weit über 500 Anbietern. Berücksichtigt man dabei noch die verschiedenen Branchenvarianten bekannter ERP-Produkte (z.B. mySAP oder Microsoft Dynamics), dann steigt die Zahl der unterschiedlichen ERP-Lösungen auf ca. 1.000. Eine intensivere Auseinandersetzung mit einigen wenigen ERP-Lösungen setzt daher eine Eingrenzung der Kandidaten voraus. Ansatzpunkte hierfür bieten eine Reihe von Fachmessen und -veranstaltungen sowie Anbieterverzeichnisse (vgl. z.B. Aachener Marktspiegel Business Software).
Im Rahmen der Ausschreibung werden die Anforderungen den in Frage kommenden ERP Anbietern übergeben und ggf. erläutert. Die ERP Anbieter erarbeiten bzw. präsentieren in der Regel ihre Lösungsvorschläge. Dabei verschaffen sie sich meist auch ein Bild der Anpassungsbedarfs der ERP Software und unterbreiten auf dieser Grundlage ein erstes Angebot. (vgl. IT-Matchmaker Ausschreibung)
Am Ende der ERP-Auswahl steht die Verhandlung der ERP-Verträge mit ein bis maximal drei Anbietern. Bei komplexeren ERP Projekten ist hierfür meist noch eine genauere Beschreibung von unternehmensspezifischen Anpassungen der Software erforderlich, ohne die der Anbieter den Programmier- und Beratungsaufwand nicht kalkulieren kann. Z.T. erfolgt in dieser Phase noch eine juristische Prüfung des Vertragswerks sowie die Ausgestaltung der Projektfinanzierung mit Banken oder Leasinggesellschaften.
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