Die Association for Information and Image Management (AIIM) definiert Dokumentenmanagementsysteme (DMS Software) wie folgt: DMS sind Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.
Die Begriffe DMS und Enterprise Content Management Systeme (ECM Software) werden sowohl in der Fachliteratur als auch von Software-Anbietern häufig synonym verwendet. Eine Abgrenzung zwischen beiden ist schwierig. Konsens herrscht in der Branche insofern, als dass DMS eine funktionale Untermenge von ECM darstellt. Durch ECM werden die technischen und organisatorischen Bemühungen der Unternehmen in den Mittelpunkt gerückt, die Unterstützung ihrer dokumenten-, service- und wissensgeprägten Prozesse strategisch voranzutreiben.
